Успех любого проекта зависит от эффективного управления проектом и планирования. Управление проектами является сложной задачей для менеджеров проектов, особенно когда необходимо координировать несколько проектов, сроков и членов команды.
К счастью, программное обеспечение для планирования проектов может значительно упростить этот процесс. Эти инструменты предлагают ряд функций для упрощения планирования и выполнения проектов, включая диаграммы Ганта и распределение ресурсов.
Однако выбор того, который соответствует вашим потребностям, может быть утомительным, учитывая широкий спектр доступных возможностей. Чтобы помочь вам сделать осознанный выбор и повысить успех вашего предстоящего проекта, мы рассмотрим некоторые из лучших доступных программных решений для планирования проектов, подробно изучив их функции. Но сначала давайте поймем важность планирования проекта в пространстве управления проектами.
Оглавление
Почему планирование проекта имеет решающее значение в управлении проектами?
Планирование проекта является важным компонентом управления проектами, поскольку оно помогает управлять временем, ресурсами и задачами, необходимыми для успешного выполнения проекта.
- Управление временем: планирование проекта позволяет руководителям проектов указывать крайний срок для завершения отдельных задач внутри проекта и проекта в целом. Это помогает им предвидеть задержки, составлять резервные планы и обеспечивать завершение проекта в срок.
- Распределение ресурсов: он эффективно распределяет ресурсы, включая персонал, расходные материалы и оборудование. Это гарантирует, что проект будет продвигаться вперед без задержек и что ресурсы будут доступны, когда это необходимо.
- Расстановка приоритетов: руководители проектов могут упорядочивать задачи и действия в порядке приоритета и срочности. Это гарантирует, что важнейшие действия будут завершены вовремя и что проект будет идти по плану.
- Коммуникация: планирование помогает информировать заинтересованные стороны, членов команды и клиентов о графике проекта, ожиданиях и основных этапах.
- Бюджетирование: планирование проектов позволяет руководителям проектов безопасно прогнозировать время и ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи, что помогает в планировании бюджета и управлении затратами.
В общем, планирование проекта играет ключевую роль в эффективном планировании, мониторинге и управлении проектами, чтобы гарантировать, что они будут завершены в срок, в рамках бюджета и в соответствии с целями проекта.
Функции, которые следует искать в программном обеспечении для планирования проектов
Вот некоторые из важных характеристик, которые следует учитывать при поиске программного обеспечения для планирования проектов:
- Управление задачами: должна быть возможность создавать и администрировать задачи, включая делегирование членам команды, установку сроков и мониторинг прогресса.
- Диаграммы Ганта. Диаграммы Ганта — это графическое изображение графиков проекта. Программа должна уметь создавать диаграммы Ганта и разрешать их модификацию.
- Сотрудничество: при работе над проектом инструменты для совместной работы необходимы. Программа должна позволять членам команды взаимодействовать, обмениваться файлами и вместе работать над проектами.
- Отслеживание времени: возможности отслеживания времени необходимы для отслеживания времени, потраченного на задачи и проекты. Программное обеспечение должно иметь возможность отслеживать время, затрачиваемое каждым членом команды, что дает руководителям проектов отчеты о том, сколько времени было потрачено на каждую задачу.
- Отчетность: менеджеры проектов должны иметь возможность отслеживать состояние проекта, следить за его продвижением и выявлять проблемы благодаря функциям отчетности программного обеспечения.
Теперь, когда мы знаем роль программного обеспечения для планирования проектов в успешном завершении проектов в организациях, давайте перейдем к рассмотрению наилучших доступных вариантов.
Понедельник
Monday — это полноценная платформа для управления проектами, в которой планирование проектов является одной из ее многочисленных возможностей. Инструмент можно настроить в соответствии с потребностями организации, и он помогает понять ход выполнения задач вместе с их статусом.
Функция временной шкалы Monday позволяет планировать проекты, устанавливать сроки, назначать членов команды, назначать задачи и устанавливать зависимости. Программное обеспечение также помогает переназначать задачи одним нажатием кнопки и отслеживать ход выполнения после сбора данных с нескольких досок.
Ключевая особенность:
- Создавайте сводные диаграммы и экспортируйте планы проектов в несколько форматов, таких как XML, PDF и другие.
- Интеграция понедельника со Slack, Excel, Google Диском, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub и другими.
- Канбан-доски для управления всем, от проектов до отделов.
- Еженедельный контрольный список для организации еженедельных задач и отслеживания проектов.
Руководитель проекта
Как и его название, ProjectManager — это простое программное обеспечение для планирования проектов, которое упрощает создание подробных планов проектов и планирование проектов. Вы можете визуализировать планы своих проектов с помощью временных шкал, диаграмм Ганта и календарей, чтобы не сбиться с пути.
Функции управления задачами и отслеживания времени позволяют вашей команде видеть предстоящие задачи и сообщать заинтересованным сторонам обновления статуса в режиме реального времени. В общем, он включает в себя все полезные функции, которые обеспечивают успешное развитие ваших проектов.
Ключевая особенность:
- Диаграммы Ганта, списки задач, электронные таблицы, канбан-доски и календари проектов для установки зависимостей, сроков и этапов, а также определения этапов проекта.
- Интегрируется с более чем 1000 бизнес-приложений, включая Office 365, Google, Jira, Slack и Zapier и многие другие.
- Позволяет создавать визуальные расписания и получать обновления в режиме реального времени.
- Онлайн-панели проектов для отслеживания ресурсов, данных и бюджета в режиме реального времени.
- Табель учета рабочего времени для отслеживания времени, затраченного на каждую задачу.
Smartsheet
Smartsheet — это сложная платформа для планирования проектов, которая позволяет предприятиям синхронизировать свои графики проектов, отслеживать задачи и бюджеты и выполнять проекты вовремя. Предоставляя несколько интуитивно понятных представлений, таких как таблица, диаграммы Ганта и календарь, члены команды имеют достаточную гибкость для анализа того, над чем они работают.
Smartsheet поощряет сотрудничество между членами команды, позволяя членам команды делиться своей работой с доступом к сведениям о проекте на ходу, независимо от их местоположения. Некоторые из ключевых предложений Smartsheet:
- Управление ресурсами, чтобы узнать, над чем работают члены команды, и быстро скорректировать распределение.
- Создайте систему записи в режиме реального времени, прикрепив вспомогательную проектную документацию, детали и переписку с расписанием вашего проекта и отдельными задачами.
- Интерактивное представление календаря с цветовым кодом для быстрого определения задач и предстоящих сроков.
- Мобильные приложения для iOS и Android позволяют получать доступ к планам проектов на ходу.
- Интеграция с такими приложениями, как Microsoft, Google, Dropbox, Jira и Salesforce.
- Шаблоны планирования проектов, которые помогут вам начать работу.
КомандаGantt
TeamGantt, которому доверяют такие бренды, как Amazon, Netflix и Nike, предоставляет все необходимое для соблюдения сроков, экономии времени и выполнения проектов в рамках установленного бюджета. Это программное обеспечение для планирования проектов позволяет назначать задачи, строить графики и позволяет легко планировать и строить графики проектов.
Панорамный вид временной шкалы проекта позволяет менеджерам просматривать задачи каждого члена команды, обновлять графики проекта и назначать задачи из любого места и на любом устройстве. Базовый отчет позволяет сравнить исходный план проекта с вашим текущим графиком, чтобы визуализировать достигнутый прогресс.
Другие предложения teamgantt включают представления портфолио, отчеты, календари, представления списков и мобильное приложение для управления проектами на ходу.
Ключевая особенность:
- Функция перетаскивания для удобного создания расписания.
- Обновляйте и проверяйте расписания проектов с любого устройства.
- Функции совместной работы для упрощения общения.
- Просмотр рабочих нагрузок и доступности команды.
- Форматы представления календаря и списка.
Прогноз
Forecast предлагает бизнесу интуитивно понятную и простую в использовании платформу для управления своими проектами, ресурсами и бюджетом. Интеллектуальные функции этого программного обеспечения, основанные на искусственном интеллекте, помогают планировать и выполнять проекты, а также принимать решения на основе данных.
Что уникального в Forecst, так это его интеллектуальный механизм предупреждения, который помогает снизить риски, когда график отклоняется от графика.
Ключевая особенность:
- Планирование проектов с помощью ИИ для принятия более взвешенных решений.
- Возможности управления ресурсами для управления работой, ресурсами и финансами.
- Автоматическая глубокая бизнес-аналитика для резервного копирования бизнес-решений.
- Эффективное командное сотрудничество, чтобы держать всех в курсе.
- Программное обеспечение для управления проектами для планирования, отслеживания и запуска проектов и управления финансами.
- Интеграция с популярными инструментами управления проектами и повышения производительности, такими как Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira и другими.
ГантПро
GanttPro позволяет точно планировать задачи и отслеживать проекты, чтобы ускорить процесс управления бесплатно. Программное обеспечение безупречно работает со всеми видами онлайн-планов и позволяет создавать задачи одним нажатием кнопки. На диаграмме Ганта задания, вехи, сроки и зависимости отображаются визуально привлекательным образом.
Предоставляя вам возможность отслеживать и контролировать расписание с первого взгляда, GanttPro является идеальным выбором для любого сценария, где планирование проекта и управление им необходимы.
Ключевая особенность:
- Назначайте и управляйте задачами и назначениями одним нажатием кнопки.
- Функции совместной работы в команде для повышения производительности.
- Управляйте ресурсами вместе с их рабочей нагрузкой и при необходимости перераспределяйте задачи.
- Экспортируйте графики проекта и делитесь ими с заинтересованными сторонами, клиентами и членами команды.
- Сравните текущий ход выполнения графика с первоначальным планом для выявления рисков.
Умная задача
Такие бренды, как Pepsi, Reliance и Hitachi, а также более 2000 компаний доверяют SmartTask для управления проектами и планирования. Простая, но мощная платформа предлагает все необходимое для совместной работы с членами команды, работы над проектами и поддержания порядка.
Централизованная информационная панель имеет широкие возможности настройки и позволяет переключать представление в виде списка, доски, календаря и временной шкалы. Расширенный модуль создания отчетов можно использовать для создания диаграмм в режиме реального времени и выявления потенциальных проблем.
Ключевая особенность:
- Вехи проекта для отслеживания основного прогресса проекта.
- Временная шкала для удобного просмотра и отслеживания прогресса и быстрого определения того, над чем вы работаете.
- Автоматическое планирование зависимых задач при задержке.
- Базовый уровень для сравнения текущего прогресса с исходным планом проекта.
- Шаблоны проектов для быстрой реализации повторяющихся проектов.
Часы
Clockify — известное программное обеспечение для составления расписаний, которое также дает вам возможность управлять проектами и ресурсами и планировать их. Это позволяет вам управлять сотрудниками, визуализировать смены и проекты на временной шкале и отслеживать время, затрачиваемое членами команды, чтобы оставаться в курсе. Вы также можете создавать и экспортировать отчеты по проектам в форматах Excel и PDF, чтобы делиться ими с заинтересованными сторонами.
Использование Clockify для планирования проекта — несложная задача. Вам нужно настроить проекты и классифицировать их в соответствии с клиентами. После этого назначьте членов команды и начните планировать задачи. Кроме того, можно добавлять проекты, устанавливать вехи и создавать задания прямо с панели инструментов.
Ключевая особенность:
- Позволяет отслеживать время, события, задачи и ход выполнения проекта.
- Визуализируйте ход проекта и прогнозируйте его эффективность.
- Отчеты о назначении для сравнения запланированного и фактического плана проекта.
- Запрашивайте и отслеживайте свободное время.
- Clockify может легко синхронизироваться с Outlook и Google Calendar.
ProProfs
Облачное программное обеспечение для планирования проектов ProProfs позволяет беспрепятственно отслеживать проекты и задачи и упрощает совместную работу членов команды. Это позволяет руководителям проектов определять прогресс с помощью диаграммы Ганта и получать напоминания в календарях Google, чтобы не отставать от сроков.
Вы можете переназначать задачи, отслеживать ход выполнения, получать мгновенные обновления и эффективно использовать ресурсы с помощью программы планирования проектов.
Ключевая особенность:
- Сотрудничайте в режиме реального времени и создавайте зависимости задач.
- Соблюдайте сроки и планируйте проекты с помощью календаря Google и канбан-досок.
- Достигайте контрольных точек проекта и отслеживайте ход проекта с помощью диаграмм Ганта.
- Отслеживайте время и следите за производительностью каждого члена команды.
- Создавайте подробные отчеты и экспортируйте их в различные форматы, чтобы делиться ими с заинтересованными сторонами.
Последние слова
Программное обеспечение для планирования проектов позволяет менеджерам проектов и членам команды выполнять свои задачи, управлять временем и бюджетом и соблюдать сроки. Однако все сводится к выбору правильного программного обеспечения для планирования проектов, отвечающего требованиям вашего бизнеса. Прежде чем остановиться на одном из них, внимательно изучите их функции и сравните их предложения, чтобы получить максимальную выгоду.
Вы также можете изучить некоторое бесплатное программное обеспечение для управления задачами и проектами.