Программное обеспечение для автоматизации задач сокращает ручную работу и повышает производительность в большинстве предприятий, использующих цифровые или физические технологии!
Автоматизация — это легкий плод для владельцев бизнеса и менеджеров, когда им нужно сократить накладные расходы без ущерба для производительности и производительности.
От производства бытовой техники, товаров и автомобилей до кодирования программного обеспечения — все отрасли выигрывают от автоматизации задач и процессов.
Если вы новичок в автоматизации задач или уже используете автоматизацию, но хотите сделать существующие сценарии автоматизации более эффективными, вы попали по адресу!
В этой статье будут описаны некоторые выдающиеся инструменты автоматизации задач, которые используют ведущие малые и средние предприятия, стартапы и предприятия. Кроме того, вы узнаете больше об этапах и преимуществах автоматизации задач. Итак, приступайте к чтению!
Оглавление
Что такое автоматизация задач? 👩💻
Автоматизация задач — это использование программного обеспечения или алгоритмов программирования для выполнения повторяющихся и предсказуемых ручных задач с использованием компьютеров, смартфонов, планшетов или одноплатных компьютеров (SBC), таких как Raspberry Pi.
Это повышает согласованность и точность рабочих процессов. Не говоря уже о том, что автоматизация задач обеспечивает исключительную эффективность при решении самых сложных задач. Наиболее очевидно, что это сводит к минимуму ручной труд, необходимый для получения конкретного результата, и оптимизирует весь бизнес или коммерческий проект.
Автоматизация задач не полностью устраняет участие людей. Это просто снижает потребность в ручном вмешательстве со стороны вашего бизнеса, в то время как они могут инвестировать время в рост продаж, улучшение маркетинговых показателей и, в конечном итоге, в получение большего дохода.
Шаги по автоматизации бизнес-задачи 🏦
Автоматизация бизнес-задач в значительной степени зависит от условий, сегмента компьютерного программирования, который решает проблемы IF Then Else (также известные как If This Then That).
Однако вам не нужно углубляться в кодирование, потому что для автоматизации задач есть инструменты перетаскивания. Вы можете создавать очень сложные рецепты автоматизации, не написав ни одной строки кода.
Вот шаги, которые необходимо выполнить для большинства инструментов, упомянутых в этой статье или найденных в других местах в Интернете:
№1. Создайте рабочий процесс для повторяющихся задач
Во-первых, вам нужно определить, является ли бизнес-процесс повторяющимся. Взгляните на следующий рабочий процесс управления проектами в Asana. Это отличный пример рецепта автоматизации:
- Менеджер проекта добавил задачу на Asana.
- Они также добавили правопреемника в Asana.
- Приложение Google Календарь назначенного лица автоматически отобразит эту задачу в виде расписания задач.
Вы можете использовать свое воображение и креативность для создания подобных рабочих процессов.
№ 2. Выберите приложение-триггер и добавьте события-триггеры
Большинство программ для автоматизации задач попросят вас выбрать триггерное приложение и триггерное событие, которые запустят автоматизированный рабочий процесс. В приведенном выше примере:
- Триггерное событие: добавлена новая задача и назначен член команды
№3. Выберите приложение действия и событие(я) действия
Теперь вы просто выбираете Календарь Google в качестве приложения действия и добавляете событие календаря в качестве события действия.
№ 4. Опубликовать автоматизацию
Инструмент автоматизации будет выполнять различные проверки и аутентификацию учетной записи в течение всего процесса. Когда вы увидите, что автоматизация тестирования работает так, как вы предполагали, опубликуйте рецепт.
Отныне приложение автоматизации задач будет автоматически бронировать слот календаря членов вашей команды, когда вы назначаете новую задачу. Не нужно преследовать их или отправлять напоминания по электронной почте!
Преимущества автоматизации задач 👍
Преимущества, которые получает ваш бизнес от автоматизации задач, зависят от отрасли. Но следующие общие преимущества в любой отрасли:
- Это ускоряет выполнение повторяющихся задач. Если вы можете предсказать точные шаги задачи, программное обеспечение может воспроизвести эти шаги, и вы можете расслабиться, пока программа выполняет задачи одну за другой.
- Вы можете спасти свою рабочую силу от выгорания и усталости, используя алгоритмический код для выполнения повторяющихся задач.
- Люди склонны совершать незначительные ошибки, такие как опечатки, при повторяющейся работе над одними и теми же шагами задачи. Но такие ошибки могут стать фатальными для ваших клиентов. Вы можете использовать программное обеспечение для автоматизации задач для выполнения повторяющихся задач и уберечь свою компанию от потерь репутации.
- Такие инструменты освобождают вашу рабочую силу от ручной работы, чтобы вы могли повышать квалификацию и назначать их в другие отделы, приносящие доход, такие как продажи, маркетинг, дополнительные продажи и обслуживание клиентов.
- Большинство потребительских товаров, бытовой техники и автомобилестроения используют комбинацию алгоритмов и роботов-манипуляторов для автоматизации всей производственной линии. В основном это снижает себестоимость продукции.
- Автоматизация задач обеспечивает соответствие вашего цифрового бизнес-процесса корпоративным политикам, например автоматизация документооборота для создания и утверждения бизнес-документов.
- Вы получаете больший контроль над бизнес-операциями и производственными линиями. В чрезвычайных ситуациях вы можете легко использовать решения для аварийного восстановления, такие как передача облачного приложения другому поставщику облачных услуг или производственные потребности незатронутой фабрики.
- Наконец, наиболее востребованным преимуществом является более высокая рентабельность инвестиций в ручные бизнес-процессы, такие как цифровой маркетинг, маркетинг по электронной почте, онлайн-онбординг клиентов, цифровая проверка KYC и многое другое.
Теперь вы знаете определение программного обеспечения для автоматизации задач, его этапы и преимущества. Пришло время изучить некоторые популярные инструменты для легкой и доступной автоматизации задач для любого бизнеса или личного использования:
Пипефи
Когда дело доходит до автоматизации ваших задач или рабочего процесса, Pipefy здесь для вас. Помимо автоматизации, вы можете создавать и изменять любые рабочие процессы на этой платформе с возможностью бесконечного и легкого масштабирования. Благодаря интуитивно понятному визуальному интерфейсу процесс автоматизации становится плавным.
В результате повышается эффективность работы команды, и они могут максимально эффективно использовать свои приложения. Это также помогает вам управлять быстрыми изменениями в рабочем процессе из-за отзывов клиентов или новых внутренних требований.
Теперь вам нужно меньше зависеть от электронной почты и электронных таблиц, поскольку это программное обеспечение для автоматизации позволяет избежать ошибок, устраняя повторяющиеся записи данных.
Pipefy позволяет вам создать рабочий процесс с нуля с помощью визуального редактора или выбрать любой из его шаблонов для настройки в соответствии с вашими потребностями. Кроме того, настраиваемые информационные панели и отчеты этого инструмента полезны для отслеживания KPI, мониторинга состояния и выявления новых возможностей.
Это приложение позволяет объединять, сортировать и направлять входящие запросы, запросы и заявки независимо от их источников. Он поддерживает совместную работу, помещая каждого члена команды на одну страницу и определяя разрешение пользователя на видимость и совместную работу.
Зохо Флоу
Вы устали от индивидуального управления несколькими приложениями для вашей команды? Zoho Flow позволяет автоматизировать бизнес-процессы и задачи, подключая используемые приложения. Теперь избавьтесь от любых информационных хранилищ с помощью функции интеллектуальной интеграции этого программного обеспечения.
Приложение объединяет все приложения, так что все электронные письма, записи и отчеты перемещаются в непрерывном потоке. Вы можете создавать потоки, настраивая предварительно созданные коллекции потоков для максимальной производительности и выполнения рутинных задач.
Кроме того, нет необходимости прилагать усилия для сложного интеграционного кода, поскольку его динамический конструктор позволяет вам установить триггер и действия посредством бесшовной интеграции. Команды могут даже создавать рабочие процессы, которые соединяются между отделами для лучшей координации бизнеса.
Кроме того, организации могут создавать собственные интеграции с этим инструментом для различных бизнес-функций. Некоторые наиболее популярные приложения: Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox и Salesforce.
Врайк
Если ваша команда устала от выполнения утомительных процессов, влияющих на производительность, пришло время выбрать Wrike. Его мощный и эффективный механизм автоматизации может автоматизировать повседневные рабочие процессы, чтобы вы могли выполнять действия, наиболее важные для вашего бизнеса.
Компании могут создавать правила для повторяющихся задач, используя триггеры и действия для ускорения и оптимизации рабочих процессов. Кроме того, инструмент предупреждает и автоматически обновляет вас для более быстрого масштабирования, оптимизации процессов и уменьшения количества ошибок.
Когда вы используете Wrike, он автоматически перемещает задачу на следующий этап рабочего процесса в зависимости от ее приоритета, статуса и риска. Поскольку все члены команды имеют полную видимость рабочих процессов, будет обеспечена прозрачность.
Приложение также имеет такие функции, как @упоминания, уведомления и напоминания для улучшения совместной работы.
кликап
С помощью функции автоматизации ClickUp вы можете легко автоматизировать свои рутинные задачи и помочь своей команде сосредоточиться на более важной работе.
Используя эту платформу, можно создавать задачи более чем 100 способами. Помимо создания индивидуальной автоматизации, он позволяет автоматизировать задачи, связанные с уполномоченными, статусами, приоритетами, датами, созданием и перемещением.
Более того, он позволяет назначать задачи, изменять статус, публиковать комментарии и выполнять множество других действий. Пользователи могут выбрать действие, которое произойдет во время триггера автоматизации, и, таким образом, сэкономить свое драгоценное время.
ClickUp Automations поддерживает несколько внешних приложений, включая Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform и Airtable, для создания единого, но общего рабочего процесса. Прежде всего, он обеспечивает безопасность пользовательских данных с помощью безопасной платформы и предлагает высокий уровень времени безотказной работы.
Джира Автоматизация
Вы ищете решение для автоматизации задач, которое поможет вам сосредоточиться на важных задачах? Выберите Jira Automation, чтобы автоматизировать любую задачу или рабочий процесс в вашем бизнесе несколькими щелчками мыши.
С этой платформой возможности безграничны — вы можете использовать ее для автоматизации назначения задач для синхронизации задач между отделами.
Вам также не нужно писать коды. Выберите любой из более чем 100 шаблонов (DevOps, Slack, Business, Global и т. д.) и начните создавать правила автоматизации за считанные минуты. Кроме того, вы можете использовать его руководства и видео, чтобы начать процесс.
Компании могут использовать это программное обеспечение с другими популярными бизнес-инструментами, такими как MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket и т. д.
Запир
Zapier с 5000 приложений и бесконечной автоматизацией является идеальным решением для автоматизации задач для таких известных брендов, как Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable и других. Это программное обеспечение для автоматизации задач без кода со следующими примечательными функциями:
- Многоступенчатая автоматизация, которая может включать до 100 приложений
- Простая логика if/then для условного программирования в визуальной рабочей области
- Полностью автоматизированное создание рецептов с помощью перетаскивания
- Несколько фильтров, чтобы вы могли создавать сложные рецепты автоматизации
- Отформатируйте данные в формуле автоматизации с помощью функции Formatter.
На момент написания статьи платформа интеграции приложений подходила для таких бизнес-ролей, как продажи, информационные технологии (ИТ), владельцы малого бизнеса и интернет-маркетологи.
Говоря о бизнес-процессах, вы можете использовать интеграцию приложений Zapier или Zaps для общения с клиентами, управления данными, управления потенциальными клиентами и бизнес-процессов.
подсчитывать
Tallyfy отлично подходит для предприятий с большим объемом документов, файлов и данных, чем другие. Сам разработчик платформы автоматизации сделал упор на автоматизацию задач для онлайн-форм, бизнес-процессов, процессов, задач, утверждения документов и многого другого.
Он имеет интеграции и веб-перехватчики для различных деловых и профессиональных приложений, таких как электронная почта Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau и другие.
Кроме того, программное обеспечение для автоматизации задач поддерживает сторонние инструменты автоматизации, такие как Zapier Connector и Power Automate. Следовательно, если вы не найдете интеграцию для своего бизнес-приложения в Tallyfy, вы можете интегрировать приложение с Power Automate или Zapier, а затем использовать его в Tallyfly.
Нинтекс
Когда дело доходит до использования полной платформы автоматизации, Nintex является идеальным выбором для бизнеса. Этот инструмент позволяет пользователям автоматизировать ручные и повседневные задачи и управлять бизнес-процессами с помощью роботизированной автоматизации процессов.
Все, что вам нужно сделать, это найти процессы, требующие автоматизации, и начать автоматизировать их несколькими щелчками мыши — и абсолютно без кода. Нет необходимости использовать бумажные формы, поскольку компании могут собирать информацию в цифровом виде из форм и смартфонов.
Кроме того, Nintex позволяет использовать электронную подпись в ваших документах и позволяет автоматически генерировать документы, когда это необходимо. Вы также можете стать частью глобальной партнерской сети для быстрой и успешной автоматизации.
Заключительные слова
Автоматизация задач — это секрет продуктивности, эффективности и прибыльности бизнеса. Это поможет вам избежать штрафов за ошибки и быстрее выполнять физические или цифровые задачи. Однако успех в автоматизации зависит от программного обеспечения, которое вы используете для написания автоматизированных процессов или рецептов задач.
Попробуйте программное обеспечение для автоматизации задач, указанное выше, и выберите то, которое соответствует вашей сфере деятельности и потребностям в стиле автоматизации.
Затем вы можете проверить инструменты автоматизации кредиторской задолженности.