Иногда вы можете захотеть скопировать отправленные электронные письма на другой адрес без ведома получателя. В Microsoft Outlook вы можете настроить для этого правила. Мы проведем вас через этот процесс и поделимся важной оговоркой.
Большинство людей знакомы с опцией CC (копия) в своей почтовой программе. Отправка кому-либо CC означает, что вы отправляете ему копию сообщения. Другие получатели также могут видеть, кому отправили копию.
Также есть опция BCC (слепая копия). Любой, у кого есть скрытая копия, будет скрыт от других получателей, но он или она сможет видеть отправителя и получателей.
В Outlook вы можете добавить поле BCC в электронные письма с помощью простого переключателя. Для этого откройте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите «Скрытая копия». Это сделает поле «Скрытая копия» в этом и всех новых письмах. Чтобы снова скрыть его, нажмите «Параметры»> «Скрытая копия» в любом новом письме.
Если вы хотите отправить кому-то скрытую копию в определенном электронном письме, просто введите адрес электронной почты этого человека в поле «Скрытая копия» так же, как в полях «Кому» или «Копия».
Поле «Скрытая копия» чаще всего используется при массовой рассылке электронных писем большому количеству получателей, таких как информационный бюллетень. В зависимости от того, где вы находитесь, вы можете быть обязаны по закону скрывать адреса электронной почты людей из соображений защиты данных.
Даже если нет убедительного юридического обязательства, все же хорошей практикой (и обычной вежливостью) является не транслировать адреса электронной почты людей без их согласия.
Есть и другие сценарии, в которых вы можете захотеть кого-то скрыть. Например, если вы имеете дело с проблемным сотрудником или коллегой, вы можете захотеть вести учет своих электронных писем на случай, если вам нужно подать жалобу. BCC позволяет отправлять копии сообщений на любой адрес, который вы хотите, без ведома получателей об этом.
Если вы хотите добавить получателя скрытой копии к каждому электронному письму автоматически или к конкретным электронным письмам, например, к определенному человеку или содержащему определенные слова в строке темы, нет простого способа сделать это. Если вы использовали правила Outlook, вы могли ожидать, что это будет вариант, но, к сожалению, это не так.
Можно использовать правила, но вам нужно создать более одного. В частности, одно правило применяет категорию к электронным письмам, которые вы хотите сохранить в скрытой копии, а другое — для автоматической пересылки писем из этой категории на другой адрес. Это не совсем то же самое, что BCC, но достигается то же самое.
Важное предостережение, о котором мы упоминали ранее, заключается в том, что многие компании не позволяют своим сотрудникам автоматически пересылать электронные письма за пределы компании. Это связано с тем, что правила автоматической переадресации — распространенный метод, который киберпреступники используют для получения данных от предприятий.
Любой бизнес, достаточно крупный, чтобы иметь собственный ИТ-отдел, скорее всего, заблокирует автоматическую пересылку. Он также, вероятно, получит предупреждение, когда кто-то установит правило автоматической переадресации.
Если ваша компания блокирует автоматическую переадресацию, вам придется вручную добавить BCC, если она направляется на внешний адрес электронной почты. Если вы пересылаете на другой почтовый ящик в своей компании или ваша компания не блокирует автопересылку, все в порядке.
Имея в виду это предостережение, вот как установить два правила.
Правило 1. Примените категорию
Убедитесь, что вы находитесь в папке «Входящие» Outlook, а затем, просматривая вкладку «Главная», нажмите «Правила»> «Управление правилами и предупреждениями».
Управление правилами и предупреждениями». width = ”595 ″ height =” 186 ″ onload = ”pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon (this);» onerror = ”this.onerror = null; pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon (this);»>
На панели «Правила и предупреждения» нажмите «Новое правило».
< img loading =" lazy="" new="" rule="" button.="" width="318" height="161" onload="pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this);" onerror="this.onerror=null;pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this);"/>
Выберите «Применить правило к отправляемым мной сообщениям» в появившемся «Мастере правил», а затем нажмите «Далее».
Затем вы выбираете электронные письма, к которым хотите автоматически применить категорию. Если вы хотите распределить все электронные письма по категориям, нажмите «Далее». Будет отображено предупреждение; нажмите «Да».
Если вы хотите классифицировать только определенные сообщения, вам нужно будет выбрать тип. На выбор предлагается большое количество условий, в том числе с определенными словами в строке темы или