Как найти и удалить дубликаты в Google Sheets

от

Если вы являетесь постоянным пользователем Google Sheets, вы, вероятно, столкнулись с проблемой, когда вы случайно добавили повторяющиеся записи в свою электронную таблицу. Эта ситуация может разрушить набор данных, над созданием которого вы так усердно работали. Вы можете не знать, что это произошло, особенно когда ваш компьютер выходит из строя или когда вы нажимаете трекпад на своем ноутбуке.

Слишком легко что-то упустить, когда в вашей таблице огромное количество данных. Типичные результаты включают ошибки вычислений и повторяющиеся ячейки, которые трудно идентифицировать при поиске источника проблемы.

К счастью, существует несколько различных способов выделения дубликатов в ваших электронных таблицах.

  • Используйте встроенную функцию удаления дубликатов.
  • Используйте выделение, чтобы найти дубликаты.
  • Скопируйте уникальные ячейки и переместите их на новый лист.
  • Используйте сторонний поиск дубликатов.
  • Создайте сводную таблицу, которая подсчитывает дубликаты на индивидуальной основе.

Вышеуказанные процессы облегчают поиск этих повторяющихся записей, чтобы вы могли удалить их или игнорировать, если это необходимо. Вот ваши варианты.

Используйте функцию удаления дубликатов Google Sheets

Независимо от того, пытаетесь ли вы найти дубликаты в одном столбце, двух столбцах или на всем листе, функция «Удалить дубликаты» точно удаляет ячейки с одинаковыми данными. Однако имейте в виду, что он удаляет все дубликаты, даже если они не связаны с одними и теми же данными.

  • Выделите столбцы, которые вы хотите проверить на наличие повторяющихся данных.
  • В меню вверху выберите «Данные -> Очистка данных», а затем выберите «Удалить дубликаты».

  • Появится диалоговое окно. Установите флажки рядом с каждым столбцом в списке, который вы хотите проверить, или вы можете отметить «Выбрать все», а затем нажать «Удалить дубликаты».
  • Google Sheets показывает, сколько копий было найдено и удалено, чтобы вы могли убедиться, что процесс работает должным образом.

    • Использование встроенной функции Google Sheets «Найти и удалить дубликаты» — это самый простой способ устранить дубликаты, но иногда вам может потребоваться просмотреть копии перед их удалением. Отличный способ сделать это с выделением цветом.

    Выделите дубликаты, используя цвета для легкого удаления

    Когда дело доходит до выявления ошибок в ваших электронных таблицах, использование выделения для выделения любой неверной информации — еще один хороший способ.

  • Откройте файл Google Sheets. и выделите «столбец или столбцы», которые вы хотите изменить.
  • В строке меню вверху выберите «Формат».
  • В раскрывающемся меню выберите Условное форматирование.
  • Выберите нужный «диапазон» в появившемся новом меню.
  • В разделе «Правила форматирования» измените раскрывающийся раздел «Форматировать ячейки, если…» на «Пользовательская формула».

  • Вставьте следующую «формулу» в поле, расположенное под опцией «Пользовательская формула»:
    =счетчик(А:А,А1)>1.
  • В разделе «Стиль форматирования» выберите «Значок цвета заливки», чтобы выделить содержимое желтым (или любым цветом по вашему выбору) фоном ячейки.
  • Нажмите «Готово», чтобы сохранить изменения, просмотреть дубликаты и удалить те, которые вы считаете законными копиями.

    • Ваша электронная таблица теперь будет выделять дубликаты ячеек выбранным вами цветом, и вы сможете сканировать выделение на наличие дубликатов.

    Примечание. Лучше всего выделять ячейки столбца, начиная со строки 1, а не выбирать ячейки в середине. Формула не любит использовать строку 2 в качестве первого столбца. В выбранном поле (A2:B9) пропущено несколько дубликатов. После добавления строки 1 (A1:B9) были найдены все копии. См. два изображения ниже.

    Изображение № 1: показывает пропущенные дубликаты при выборе ячеек строки 2 в качестве первых ячеек (A2 и B2):

    Изображение № 2: показывает все дубликаты при выборе ячеек строки 1 в качестве первых ячеек (A1 и B1):

    Убедитесь, что все существующие дубликаты верны, так как некоторые копии вообще не являются дубликатами. Они могут быть одинаковыми для двух разных учетных записей, пользователей, сотрудников и т. д. Как только вы подтвердите ненужные ячейки подражателя, удалите их. Наконец, вы можете закрыть меню форматирования и восстановить стандартный цвет ваших ячеек.

    Скопируйте уникальные ячейки в Google Sheets для простого удаления дубликатов

    Если вы предпочитаете автоматически сортировать необработанные данные, лучше копировать все уникальные ячейки, а не дубликаты. Этот процесс обеспечивает более быструю сортировку и фильтрацию. Если вы уверены, что ваша информация верна, и предпочитаете вместо этого удалить дубликаты, попробуйте способ, описанный ниже.

  • Откройте документ «Листы», который вы хотите отсортировать. Выделите «столбец», который хотите отредактировать. Этот процесс записывает диапазон столбцов для следующего шага.
  • Нажмите на «пустой столбец», где вы хотите, чтобы отображались уникальные записи. Выделив (не нажимая ячейку), вставьте следующую формулу: =UNIQUE(). Естественно, он должен быть помещен в верхнюю ячейку.
  • Введите «координаты ячейки» исходного столбца внутри скобок, например: (A3:A9).
  • Нажмите «Ввод», чтобы переместить новые данные в столбец, который вы указали ранее.

    • После этого вы можете проверить записи вручную или импортировать данные в рабочую таблицу.

    Используйте стороннее дополнение для поиска и удаления дубликатов в листах

    Существуют онлайн-плагины, доступные для использования с Google Sheets. Вы найдете надстройки в Google Workspace Marketplace, включая инструменты для автоматического удаления повторяющихся записей.

    Удаление дубликатов с помощью Ablebits

    Подходящий инструмент, известный как «Удалить дубликаты» от Ablebits, позволяет быстро находить дубликаты по всему листу информации или путем поиска до двух столбцов.

    Вы можете перемещать, удалять и выделять результаты. Инструмент включает две настройки мастера: найти и удалить дубликаты и найти уникальные ячейки или качества в вашем документе. Эти два параметра упрощают отслеживание информации по ходу дела.

    В целом, использование инструмента-мастера для поиска вашей информации может оказаться полезным в долгосрочной перспективе. Эта опция в первую очередь предназначена для пользователей, постоянно ищущих дубликаты в своих электронных таблицах и предпочитающих тратить время на что-то другое.

    Используйте сводную таблицу для поиска повторяющихся строк в листах

    Сводная таблица — это удобный инструмент для более детального изучения данных. Сводная таблица не удаляет автоматически повторяющиеся ячейки или строки; он предоставляет разбивку того, какие столбцы имеют дубликаты, чтобы вы могли вручную просмотреть свои данные и увидеть, что вам нужно удалить.

    Создание сводной таблицы требует больше усилий, чем другие методы, описанные в этой статье. Вы должны добавить сводную таблицу для каждого столбца, чтобы обеспечить единообразие результатов и точное определение дубликатов.

    Примечание. Если в электронной таблице нет названий столбцов, сводные таблицы не будут работать точно для поиска дубликатов. Попробуйте временно добавить новую строку, а затем назовите столбцы, используя эту новую строку.

    Вот шаги по использованию сводной таблицы для выявления повторяющихся ячеек или строк.

  • Выберите «все данные таблицы», затем перейдите в «Данные -> Сводная таблица».
  • При необходимости измените диапазон ячеек, затем выберите «Создать».
  • Выберите «Добавить», который находится рядом с «Строки». На этом шаге выбирается столбец для поиска дубликатов. Да, вы правильно прочитали. Выберите нужный столбец в раскрывающемся меню. Если вы потеряете редактор сводной таблицы, щелкните заполненную ячейку, чтобы вернуть его.
  • Теперь выберите «Добавить» рядом с «Значения» и выберите «тот же столбец, что и выше», но установите его для суммирования с помощью «СЧЁТ» или «СЧЕТЧИК». Он уже должен быть по умолчанию.
  • Новая сводная таблица идентифицирует все дубликаты, как показано ниже.
  • Если вы хотите просмотреть другой столбец, вы можете повторить описанные выше шаги (чтобы сохранить предыдущие результаты) или снова открыть редактор сводной таблицы и изменить существующую таблицу.
  • Сводная таблица изменится, чтобы показать новые корректировки.

    • Как упоминалось ранее, метод сводной таблицы немного сложнее. Тем не менее, он дает вам конкретный отчет о местоположении ваших повторяющихся записей, что может быть полезно для анализа данных. Дополнительные сведения о сводных таблицах см. в руководстве Alphr по созданию, редактированию и обновлению сводных таблиц в Google Таблицах.

    В целом, повторяющаяся ячейка в Google Sheets может вызвать проблемы с вашими данными, если вы не будете осторожны, особенно при сортировке финансовой информации в полезную электронную таблицу.

    Наиболее распространенные причины появления дубликатов:

    • Несколько человек добавили одного и того же клиента, счет-фактуру, категорию, товар и т. д.
    • Импорт данных добавляется к уже существующим данным во второй раз.
    • Действия копирования/вставки добавили повторяющиеся записи.

    К счастью, идентификация, удаление и удаление идентичных ячеек данных в Google Таблицах на удивление просты, что положительно, если вы постоянно имеете дело с электронными таблицами в своем повседневном рабочем процессе. Если вы ищете что-то для более быстрой сортировки контента, вы всегда можете использовать надстройку, такую ​​​​как Remove Duplicates от Ablebits, чтобы ваша информация была хорошо отсортирована и организована.

    У вас есть опыт, советы или вопросы по использованию любого из методов, упомянутых в этой статье? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.