Управление проектами и расстановка приоритетов становятся для вас слишком сложными? Как было бы здорово, если бы был способ помочь вам понять, какие задачи требуют какого внимания и энергии.
Вот где в игру вступает Матрица Усилия Воздействия или матрица 2×2. Это инструмент, который упрощает расстановку приоритетов и помогает командам и отдельным лицам восстановить связь со своими целями и определить действенные шаги для начала работы.
Если вы ищете простой шаблон матрицы воздействия, эта статья станет отличной вводной. Но сначала давайте познакомим вас с основами матрицы ударного усилия.
Оглавление
Что такое матрица воздействия?
Матрица воздействия и усилий или матрица 2 × 2 — это не что иное, как инструмент, который компании и отдельные лица используют для эффективной приоритизации задач. Расстановка приоритетов происходит путем анализа усилий, которые необходимо предпринять для выполнения задачи, и сравнения их с тем влиянием, которое она окажет.
По большей части матрица воздействия создается путем мозгового штурма с вашей командой. Это позволит вам определить общее количество задач и проектов для всех членов команды. Затем вы можете выяснить важность и срочность этих задач.
С помощью этого упражнения вы сможете определить порядок задач, которые необходимо выполнить для достижения наилучшего результата с наименьшими усилиями.
Обычно вам нужно сосредоточиться на задачах с наименьшими усилиями и наибольшей отдачей. Однако это не означает, что задачи с низкими усилиями и низкой отдачей бесполезны. Иногда даже они могут помочь в той или иной мере.
4 квадранта матрицы воздействия и усилия
Четыре квадранта матрицы ударного усилия показаны ниже:
Эти четыре блока разделены Воздействием по оси X и Усилием по оси Y. Каждый из блоков выглядит следующим образом:
№1. Быстрые победы — минимум усилий и высокая отдача
В этот блок входят все задачи, которые могут быть выполнены легко или быстро, но существенно повлияют на компанию или вашу работу. Задачи в этом блоке имеют наивысший приоритет.
№ 2. Крупные проекты — большие усилия и высокая отдача
В этот блок входят все задачи, требующие значительных усилий и оказывающие огромное влияние. Они считаются долгосрочными целями компании и имеют достаточно высокий приоритет.
№3. Вставки — низкие усилия и низкий уровень воздействия
Этот блок включает в себя все задачи, которые могут быть легко выполнены, но не дают достаточно большой отдачи. Так что задачи в этом блоке не самые приоритетные.
Тем не менее, вы все равно можете выполнять эти задачи в дополнительное время или когда вы не чувствуете себя продуктивным, просто чтобы не мешать этим задачам.
№ 4. Неблагодарные задачи — высокие усилия и низкая отдача
В этот блок входят все задачи, которые отнимают много времени и сил, но не дают достаточной отдачи. Эти задачи совершенно не нужны, и их следует оставить невыполненными, если необходимо выполнить все остальные задачи.
Когда использовать матрицу воздействия?
Матрица усилий по воздействию необходима для работы всякий раз, когда у вас или вашей команды есть несколько проектов или задач с широким спектром потенциальных преимуществ.
Он также нужен вам всякий раз, когда вы не знаете, как лучше действовать или решаете, с чего начать.
Иногда матрица 2×2 может даже помочь вам организовать рабочий процесс и сделать его свободным от беспорядка.
Обычно у стартапов или небольших организаций есть масса различной работы, которую должна выполнять очень небольшая группа людей. В такой хаотичной структуре многие идеи и проекты могут быть затруднены. Таким образом, матрица может разобраться в этом беспорядке и заставить организацию работать.
Вот список удивительных преимуществ, которые матрица воздействия имеет для вас и вашей команды:
Преимущества матрицы воздействия и усилий
№1. Держите всех в курсе и синхронизируйте
Лучшее преимущество матрицы воздействия — это то, как она объединяет всех на одной странице для достижения цели. Ваша команда также может использовать шаблоны матрицы воздействия, чтобы добавить еще один уровень организации работы.
№ 2. Оптимизируйте ресурсы и их распределение
Когда вы знаете, какие задачи нужно выполнить и когда их нужно выполнить, вы сможете управлять своими ресурсами и правильно их распределять. Таким образом, критические ресурсы сохраняются для приоритетных задач.
№3. Создает последовательность рабочих задач и расставляет приоритеты задач
Матрица воздействия помогает создать последовательность действий/задач, организованных на основе приоритета. Это создает линейный путь, по которому команда должна следовать.
№ 4. Согласовывает команду с целями компании
Наряду с поиском приоритетных задач матрица также объясняет, почему задачи должны быть приоритетными. Итак, команда понимает цели, стоящие за ней, и, в свою очередь, понимает цели компании.
№ 5. Экономия времени и максимальная эффективность рабочего процесса
С матрицей вы можете не тратить время на вещи, которые требуют слишком много времени для меньшего воздействия. Таким образом, ваш рабочий процесс становится более чувствительным ко времени, а эффективность работы повышается.
Какой бы простой ни казалась матрица воздействия, есть еще несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы максимизировать преимущества и полезность этой практики.
Советы по содействию матрице воздействия
№1. Определите четкие цели для матрицы
«Почему» важно везде. Убедитесь, что вы нашли это и для матрицы. Наличие четких целей и причин для создания матрицы даст вам точное направление для правильного выполнения этой практики.
№ 2. Проведите мозговой штурм всех действий и задач с вашими товарищами по команде
Мозговой штурм всегда позволяет вести целостное обсуждение вещей. Если вы сделаете это вместе со своими товарищами по команде, это позволит взглянуть на матрицу с другой точки зрения, и задачи могут быть расставлены по приоритетам с учетом всех.
№3. Создайте надежный план действий для процесса после создания матрицы
Просто составление матрицы воздействия не приведет к цели. На самом деле, наличие четкого плана действий и его выполнение — единственное, что поможет. Итак, убедитесь, что у вас есть готовый план для всех задач и их последовательностей для бесперебойного рабочего процесса.
№ 4. Имейте сильную коммуникацию внутри команды и делайте отчеты по задачам
После того, как работа началась, вам нужно заранее сообщить команде, были ли последовательность или приоритеты достаточно точными.
Если были области улучшения, обязательно создайте отчет о том, как вы вносили коррективы в следующий раз, когда будете составлять другую матрицу воздействия.
Это все, что вам нужно было знать о матрице воздействия и усилия. Теперь давайте посмотрим на несколько шаблонов матрицы воздействия, которые сделают вашу жизнь проще!
Миро
Миро — это фантастический инструмент, разработанный для групп и отдельных лиц для создания диаграмм, таблиц, карт и многого другого для планирования и организации вещей.
При использовании этого шаблона мы обнаружили несколько вещей:
- Аспект проектирования очень удобен для пользователя, и любой, у кого есть базовые знания об изменении этих шаблонов дизайна, может использовать этот инструмент.
- В объяснении того, как работает шаблон матрицы воздействия, не так много помощи, поэтому новичку, возможно, придется изучить, что это такое и как это делается.
- При запуске вашего первого дизайна инструмент запрашивает ваш опыт использования инструментов дизайна, таких как Miro, что делает его удобным для начинающих с точки зрения дизайна.
Miro — это бесплатный инструмент, поэтому вы можете использовать его для создания шаблонов бесплатно. Однако вы также можете обновить его, чтобы получить доступ к премиальным функциям, таким как неограниченное количество проектов, совместная работа с несколькими членами команды и т. д.
Люсидпарк
Люсидпарк — еще один инструмент дизайна, специально созданный для повышения производительности и выполнения рабочих задач. Он отличается простым пользовательским интерфейсом и простым созданием и редактированием шаблонов.
Вот особенности шаблона матрицы воздействия Lucidspark:
- Пользовательский интерфейс прост и быстр; вы можете быстро создать матрицу, добавив проекты в поля
- Шаблон имеет базовый дизайн, но вы можете добавлять изображения и изменять цвета и шрифты, чтобы сделать его своим.
- Базовое расположение четырех квадрантов сделано для того, чтобы отображать задачи с переменным уровнем усилий и воздействия, а не просто определять их в одном блоке, но вы можете соответствующим образом перемещать их.
Вы можете начать работу с Lucidspark бесплатно, но вы также можете обновить его, чтобы получить доступ к другим премиальным функциям.
Канва
Канва это инструмент дизайна, который можно использовать для всех видов дизайна. Вы можете использовать его для создания диаграмм производительности, таких как матрица воздействия, дизайн логотипов, инфографика и многое другое.
Вот несколько вещей о шаблоне Canva для матрицы воздействия:
- Имеет множество конструктивных особенностей, таких как добавление элементов, изменение цвета и шрифта, добавление изображений и видео, создание анимации и т. д., что несколько излишне.
- Отличный инструмент для пользователей, которые будут часто использовать его для других требований к дизайну и создания контента.
- Шаблон матрицы воздействия имеет традиционный дизайн, который может перечислять только задачи в блоках и не имеет настраиваемых уровней для них.
Только для продуктивного использования Canva может показаться слишком продвинутой для многих новичков.
Тем не менее, это может быть отличным инструментом для пользователей среднего или продвинутого уровня для создания уникальных дизайнов и шаблонов.
Его можно использовать бесплатно, но наличие премиум-версии позволит вам получить доступ к различным шаблонам и другим элементам.
Создано
Создано это инструмент проектирования производительности, специально разработанный для предприятий и организаций для решения организационных задач, таких как создание шаблона матрицы усилий воздействия.
Вот особенности шаблона матрицы усилий Creately:
- Шаблон простой и красочный, с очень простыми способами записи задач в каждом квадранте.
- Макет матрицы упрощает понимание, но не предлагает более высокий уровень настройки.
- Удобен для начинающих, но не позволяет пользователям настраивать шаблон для улучшения дизайна и макета матрицы.
Несмотря на то, что Creately не лучший вариант для настройки, он отлично справляется со своей задачей и является отличным решением для руководителей групп и менеджеров, которые хотят легко и быстро выполнить задачу.
Карта группы
Карта группы — один из лучших инструментов в этом списке для шаблона матрицы воздействия. Он сочетает в себе лучшее из обоих миров, то есть дизайн и эффективность.
Вот функции шаблона матрицы воздействия Groupmap:
- Шаблон очень хорошо сделан, вы можете просто щелкнуть в любом месте и начать писать задачи, и он все равно будет выглядеть потрясающе.
- Макет очень плавный, и вы можете микро-регулировать уровни воздействия и усилия, необходимые для этой задачи.
- С точки зрения дизайна делать нечего, но шаблон имеет привлекательный дизайн, который выполняет свою работу.
С точки зрения дизайна, существует ограничение на вашу настройку, когда вы можете изменить фон и расположение осей в соответствии со своими потребностями. Однако можно сделать отличную и эффективную матрицу с минимальными усилиями.
Айоа
Айоа это инструмент для создания карт производительности, где вы можете найти шаблоны для блок-схем проекта, графиков, матриц и т. д.
Вот особенности шаблона матрицы воздействия Ayoa:
- С шаблоном легко работать, и он имеет достаточно вариантов дизайна, чтобы добавить немного индивидуальности.
- Макет матрицы ударного усилия отличается плавным дизайном с отдельными блоками проектов для правильного определения каждого из них.
- Пользовательский интерфейс удобен для начинающих, но он несколько медленнее, чем остальные инструменты в этом списке.
Бесплатная пробная версия Ayoa действует всего 7 дней, после чего вам необходимо получить премиум-версию для создания новых шаблонов.
Фигма
Фигма — это инструмент проектирования, который предлагает различные шаблоны для различных типов карт и диаграмм, необходимых организациям для повышения производительности и управления командой.
Вот особенности шаблона матрицы воздействия Figma:
- Когда вы запускаете любую диаграмму или шаблон на Figma, вас встречает руководство по использованию инструмента, что является отличной функцией для начинающих.
- Существует также коробка с инструкциями о том, как использовать шаблон для матрицы воздействия и как вы можете настроить его для повышения эффективности.
Инструмент минималистичный и предлагает достаточное руководство для полного новичка, чтобы создать респектабельную матрицу ударного усилия без чьей-либо помощи. Это потрясающе для начинающих пользователей и даже для ветеранов, которые хотят быстро все сделать и убрать пыль.
Месть
Месть это бесплатный инструмент дизайна, используемый для создания различных шаблонов дизайна и графики. Матрица воздействия является частью бизнес-версии Venngage, которая является платной версией инструмента.
Вот особенности шаблона матрицы воздействия Venngage:
- Шаблон матрицы усилий по воздействию предлагает отличный гибкий макет, где вы можете настроить количество усилий и влияние проекта.
- Что касается дизайна, инструмент предлагает отличную настройку и достойный стартовый шаблон для создания привлекательного дизайна для эффективного отображения ваших проектов.
Шаблон матрицы воздействия от Venngage — отличный инструмент, но уровень настройки, который он предлагает, недостаточно хорош, чтобы оправдать покупку. В любом случае, если вы ищете хорошее программное обеспечение для проектирования для нескольких проектов, это хороший инструмент!
Подведение итогов
Матрица воздействия — это важная практика для определения графика и приоритетов вашей работы. Для этого вам также нужен идеальный шаблон, который работает именно так, как вам нужно.
После использования всех этих инструментов мы обнаружили, что вам не нужно иметь высокий уровень настройки, чтобы получить достойный шаблон матрицы.
Однако, если вы выберете инструменты, которые предлагают это, вы сможете максимизировать привлекательность и эффективность матрицы.
Вы также можете просмотреть некоторые шаблоны дерева решений.