У вас нет времени заставлять клиентов ждать? Оптимизируйте свои обязанности по обработке вызовов с помощью услуг виртуального секретаря.
Услуги виртуального ресепшн — лучший способ сэкономить на трудозатратах и повысить производительность бизнеса. Эти услуги помогут вам высвободить время и сосредоточиться на решении других важных бизнес-задач.
Эта статья поможет вам найти лучшие услуги виртуального секретаря, чтобы принимать звонки, даже когда вы недоступны.
Давайте углубимся в детали.
Оглавление
Что такое услуги виртуального ресепшн?
Телефонные звонки необходимы для запросов и повышают уровень процесса лидогенерации для любого бизнеса. Ответы на звонки в службу поддержки клиентов и их обработка имеют решающее значение, и этого нельзя избежать, даже если вы заняты бизнес-операциями.
Традиционно крупные компании с большим бюджетом нанимают штатного администратора для обработки входящих звонков и обслуживания клиентов. Но штатный секретарь становится накладными расходами для малого бизнеса с ограниченным числом участников.
Вот где в дело вступают услуги виртуального администратора.
Службы виртуального регистратора предоставляют живых секретарей, которые приветствуют звонящих и понимают причину их звонков. После анализа предоставленной информации эти звонки направляются соответствующим членам команды, тем самым улучшая взаимодействие клиента с компанией.
Как правило, эти услуги предоставляют круглосуточные дежурные для входящих звонков и текстовых сообщений. Таким образом, вы можете быть уверены, что ни один звонок клиента не будет пропущен.
Почему вы должны нанять виртуального секретаря?
Наем виртуального регистратора — вопрос субъективный. Это зависит от того, хотите ли вы штатного члена команды или можете передать работу на аутсорсинг.
В то время как крупные компании могут иметь специальную команду секретарей, это не относится к владельцам малого бизнеса и стартапам. Чтобы снизить эксплуатационные расходы, небольшим компаниям следует выбрать услугу виртуального администратора.
С учетом сказанного давайте рассмотрим некоторые преимущества найма услуг виртуального администратора:
- Добавляет профессионализма: приветствие входящих звонков ваших клиентов с помощью профессионально записанного приветственного сообщения оказывает долгосрочное влияние на ваш бизнес. Это создает ощущение доверия, что они имеют дело не с новичком.
- Экономичность: виртуальные секретари дешевле и не имеют периода блокировки. Вы можете активировать и настроить службу автоответчика, отвечающую на запросы клиентов.
- Улучшение работы с клиентами. Профессиональные администраторы обучены эффективно обрабатывать звонки и запросы клиентов. Они имеют опыт решения различных ситуаций и помогут вам повысить эффективность бизнеса.
- Удобная настройка: услуги виртуального администратора позволяют изменять правила переадресации вызовов, приветственное приветственное сообщение и другие детали делового общения.
- Доступность: штатные администраторы могут принимать входящие звонки только в рабочее время. Принимая во внимание, что виртуальные администраторы могут работать весь день, каждый день и предоставлять услуги ответа на звонки в режиме реального времени 24/7 для ваших клиентов.
- Интеграция: интегрируйте службы виртуального администратора с вашими инструментами делового общения, такими как Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams и многими другими.
Теперь, когда вы знаете о преимуществах найма виртуальных секретарей, давайте начнем с нашего списка.
ПриемHQ
ReceptionHQ является мировым лидером для малых предприятий, которые хотят быть более эффективными, но при этом иметь штатного сотрудника в своей команде. Их услуги виртуального администратора включают круглосуточный ответ в режиме реального времени и обработку входящих звонков, электронных писем и текстовых сообщений. Они также могут обрабатывать исходящие звонки и выполнять другие задачи, такие как планирование встреч и отправка напоминаний.
ReceptionHQ обрабатывает большинство звонков для предприятий США в часы пик. Они предлагают двуязычное обслуживание без какого-либо фиксированного контракта, так что вы можете начать с их безрисковой пробной версии для 7-дневных услуг.
Йодель ио
Yodel.io — компания виртуальных секретарей, которая существует уже более 15 лет, поэтому они знают, что делают. Вы можете выбрать полностью автоматизированного IVR-секретаря или человека-администратора, работающего удаленно для обработки ваших звонков. Некоторые примечательные функции Yodel включают интеллектуальные голосовые системы IVR, фильтрацию вызовов и интеграцию с инструментами связи, такими как Hubspot, Zendesk, Intercom и Slack.
Они предлагают бесплатную пробную версию без какого-либо контракта. Но если вы хотите продолжить пользоваться их услугами после окончания пробного периода, у них есть разные планы в зависимости от ваших потребностей.
Кузнечик
Если вы ищете услугу виртуального администратора, которая позволит вам использовать отдельный номер телефона и принимать звонки из любой точки мира, Grasshopper — отличный вариант. Он также предоставляет виртуальный номер телефона для ответа на входящие вызовы на вашем компьютере или мобильном устройстве. Таким образом, ваш номер останется конфиденциальным, и вы сможете спокойно заниматься своими делами.
Сервис запускает 7-дневную бесплатную пробную версию без необходимости заключать контракт, поэтому, если он вам не подходит, никаких обязательств не требуется.
Мой регистратор
MyReceptionist предлагает услуги виртуального администратора и службы поддержки на стойке регистрации, чтобы обеспечить круглосуточную доступность для бизнеса по меньшей цене, чем наем секретаря на месте. Вы получаете все преимущества личных регистраторов, которые помогают вам управлять входящими звонками, планировать встречи или встречи и организовывать поездки, без каких-либо проблем, с которыми вы могли бы столкнуться при найме штатного сотрудника.
MyReceptionist предлагает множество различных пакетов в зависимости от того, сколько раз в неделю или месяц вам нужна помощь в обработке звонков клиентов в вашем бизнесе.
Рубин
Ruby Receptionists предоставляет профессиональную поддержку по телефону для вашего бизнеса, используя возможности искусственного интеллекта (ИИ) для обработки входящих звонков для компаний по всему миру. Они могут отвечать на вопросы о вашей компании в режиме реального времени, отвечать клиентам от имени вашего бизнеса и даже назначать встречи для вас.
С Ruby вы получаете специальное мобильное приложение для проверки действий по обработке вызовов и текстовых сообщений, полученных от клиентов. Вы можете легко синхронизировать свои ежедневные расписания с интеграцией календаря Ruby.
Разговорный
Conversational — это услуга виртуального секретаря для компаний, которым нужен виртуальный секретарь с полным спектром услуг или для тех, кто находится в нескольких местах и кому нужно, чтобы кто-то управлял их входящими вызовами со всего мира.
С Conversational вы получаете три основных компонента: управление стойкой регистрации, маршрутизацию вызовов и управление голосовой почтой (например, настройку автосекретарей), а также онлайн-планировщик встреч и платформу для маркетинга по электронной почте.
Вы также можете использовать разговорные службы поверх существующих телефонных систем, таких как Microsoft Lync или Cisco Jabber.
ответфорс
AnswerForce — это полнофункциональный виртуальный секретарь, который позволяет вам управлять входящими вызовами с помощью своих круглосуточных услуг администратора. Он предоставляет множество функций, в том числе настраиваемую панель мониторинга, где вы можете просматривать входящие вызовы и управлять ими из одного места.
Вы также можете интегрировать AnswerForce с системой IVR, такой как IVRX или Intercom, если вам нужен еще больший контроль над тем, как приветствуют вызывающих абонентов, когда они звонят в офис компании или через свои мобильные телефоны.
ОтветПодключиться
AnswerConnect — это телефонная компания, работающая с 2001 года и предоставляющая услуги виртуального администратора. Он является членом Better Business Bureau, Национальной ассоциации женщин-профессионалов и т. д.
Вы можете выбирать между двумя типами виртуальных секретарей: Live Chat и Instant Messaging (IM). AnswerConnect дает пользователям преимущество, потому что вы можете выбрать нужный тип в зависимости от ваших конкретных потребностей.
Независимо от того, являетесь ли вы работодателем, владельцем бизнеса или частным лицом, которому нужна помощь в ответах на звонки, AnswerConnect можно настроить в соответствии с вашими требованиями.
Справочное ПО
Helpware — это служба виртуального администратора для малого и среднего бизнеса. Он предлагает ряд услуг, включая планирование встреч, переадресацию вызовов, голосовую почту и поддержку по электронной почте.
Helpware — это веб-служба виртуального администратора, которая позволяет вам управлять входящими вызовами из любого места в любое время. Вы также можете настроить автоматические ответы в зависимости от потребностей звонящего (например, назначить встречу) или добавить такие функции, как автосекретари, которые делают заметки во время встреч с потенциальными клиентами, чтобы вам не приходилось делать это самостоятельно.
Эбби
Abby — это служба виртуального администратора, предоставляемая Zendesk, которую можно использовать для управления входящими вызовами, электронной почтой и чатами. Вы можете настроить автоматические ответы на запросы клиентов о заказах или сроках доставки.
С Abby вы получаете уведомление всякий раз, когда новый клиент подписывается на вашу рассылку, и вы можете отправлять благодарственные письма клиентам, которые оставляют отзывы о своем опыте.
ДеньгиПенни
Moneypenny — это круглосуточный поставщик услуг автоответчика со штаб-квартирой, расположенной в Великобритании и США с 2000 года. Вы можете выбрать преданных людей из своей команды, и Moneypenny обучит их отвечать на звонки вашей компании и предоставлять помощь в чате, звонить перенос, CRM и интеграция с календарем.
Вы можете обновить свою доступность на их портале, чтобы отвечать на запланированные звонки, а также проверять историю прошлых звонков и сообщений одним прикосновением пальцев.
Заключительное примечание
Подведем итог: мы говорим о построении отношений с вашими клиентами.
Очень важно установить правильный тон в начале каждого звонка, иначе клиенты могут почувствовать, что с ними разговаривает автоматизированная система, которая даже не может вспомнить их имена.
Достаточно выбрать любую компанию из приведенного выше списка виртуальных администраторов, чтобы сделать ваш бизнес более профессиональным и упростить процесс запроса.
Мы надеемся, что эта статья помогла вам узнать больше о том, как услуги виртуального администратора могут помочь вам сосредоточиться на развитии вашего бизнеса, не беспокоясь о том, как все происходит за кулисами.
Не забудьте проверить наш список лучших решений для службы ИТ-поддержки, чтобы свести к минимуму влияние проблем на бизнес-операции.