Мир становится цифровым и безбумажным, от официальных документов, экзаменов и платежей до подписей.
Цифровизация произвела революцию в жизни и на рабочем месте, дав вам возможность выбрать электронную подпись.
Подписание документов ручкой устаревает. Пандемия covid-19 подлила масла в огонь, стимулируя удаленную работу там, где электронная подпись казалась единственным вариантом.
Вот почему нецелесообразно использовать традиционные подписи в личных и деловых целях, особенно при работе с людьми, находящимися на большом расстоянии.
Не говоря уже о том, что физические подписи требуют личных встреч, сканирования, печати, отправки по почте или отправки по факсу документа соответствующему персоналу. Весь этот процесс утомительный, трудоемкий и трудоемкий.
Вот где программное обеспечение электронной подписи пригодится! Это автоматизирует процесс и избавит вас от хлопот.
Итак, если вы хотите повысить свою производительность и рабочие процессы, избегая при этом проблем, связанных с вековой практикой подписи, у вас есть шанс.
Приготовьтесь узнать больше об электронных подписях, а также о некоторых из лучших программ для них.
Оглавление
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись (eSignature) — это закодированная форма подписи, указывающая на согласие с электронным договором или документом. Программное обеспечение, которое позволяет людям подписывать документы в Интернете, можно назвать программным обеспечением для электронной подписи.
Вы можете загрузить документ через свой компьютер, планшет или смартфон, а затем отправить его нескольким людям с помощью программного обеспечения. Таким образом, они могут подписать его онлайн, не проходя традиционный процесс.
С помощью программного обеспечения eSignature вы можете легко собирать и хранить подписи, добавляя формы ввода в свои документы.
И не беспокойтесь о его безопасности, потому что эти типы программного обеспечения позволяют вам проверять подпись и защищать все данные, введенные в него, с помощью надежного шифрования. Хорошие поставщики программного обеспечения также могут предложить дополнительные функции безопасности, такие как журналы аудита, аутентификация и многое другое.
Например, вы могли поставить свою подпись при получении посылки через курьерскую службу с помощью мобильного телефона или планшета. Это точно электронная подпись.
Вуаля! Вы это знали.
Некоторые варианты использования:
- Договоры купли-продажи
- Соглашения с поставщиком или поставщиком
- Свежие формы клиентов
- Одобрения клиентов
- Изменить заказы
- Адаптация сотрудников
- Юридические документы, такие как постельное белье интеллектуальной собственности
- Подтверждение возраста и согласие родителей
- Соглашения о неразглашении и каналы
Законны ли электронные подписи?
Еще один важный вопрос, который возникает почти у всех в связи с электронными подписями, — законны ли они?
Да. Во всех смыслах.
Электронные подписи имеют юридическую силу.
В 2000 году США ввели в действие Закон об ESIGN, сделав электронные подписи законными для любого виртуального использования. Точно так же другие регионы по всему миру, такие как европейская elDAS, также последовали этому примеру.
Теперь компаниям и индивидуальным предпринимателям не нужно ограничиваться выполнением контрактов на бумаге.
Как это может помочь вашему бизнесу?
Популярность электронных подписей растет со скоростью лесного пожара. Согласно с Статистикаколичество транзакций электронной подписи увеличилось с 200 миллионов в 2014 году до примерно 754 миллионов в 2017 году. 9073 доллара США миллионов к 2023 году.
В чем причина?
Давайте разбираться.
Быстрый рабочий процесс для экономии времени ⏱️
При использовании eSignature затрачиваемое время сокращается, поскольку документы можно мгновенно назначать в режиме онлайн. Вам не нужно ждать прибытия заинтересованного лица, а затем подписывать его, что затрудняет рабочий процесс, задерживая задачи в течение длительного периода времени.
Эта технология особенно полезна для здравоохранения и других важных предприятий, где требуется немедленное одобрение.
Повышенное удобство 💯
Путешествие в дальние страны только для того, чтобы получить одобрение, теперь кажется вековой практикой. Когда у вас есть возможности Интернета и программного обеспечения электронной подписи, вы можете мгновенно получать утверждения, что повышает удобство для обеих сторон.
Экологически чистый 🌲
Тонны бумаги используются для производства бумаги каждый год, что ухудшает окружающую среду. Откажитесь от бумаги, чтобы сохранить деревья и окружающую среду, чтобы следующее поколение увидело более зеленую экосистему, чем мы.
Экономьте ресурсы ✂️
Электронные подписи экономят не только время, но и деньги. Не тратьте свои ресурсы на дорожные расходы или покупку чернил и бумаги. Кроме того, вы также можете освободить часть рабочей силы, занимающейся сканированием, печатью и доставкой документов, для выполнения других важных задач.
Теперь вы знакомы с простыми вещами, которые могут значительно помочь вам, если вы выберете электронную подпись, а не физическую подпись.
Если вы в этом уверены, посмотрите на одно из лучших программ для электронной подписи на рынке, чтобы воспользоваться его преимуществами.
вечно подписывать
Автоматизируйте как клиентские, так и внутренние подписи, а также утверждения с помощью вечно подписывать. Подписание с помощью этого инструмента является безопасным и простым на любом устройстве и помогает предприятиям любого масштаба и размера.
Он имеет встроенный редактор, который предоставляет вам полезные инструменты для изменения, подписи и отправки всех документов в кратчайшие сроки.eversign также имеет полнофункциональный и мощный REST API на основе JSON для автоматизации функций.
Его функции аналогичны тем, что вы видели в предыдущих инструментах, таких как шаблоны, контрольные журналы, личное подписание, интеграция, соответствие и т. Д. В целях безопасности он предлагает 256-битный SSL, а также они тщательно обрабатывают его с контролируемым инфраструктура.
Вы также можете запланировать любой документ с автоматическим истечением срока действия, удалить его навсегда или экспортировать в другое личное место. Вы можете добавить до 25 участников в команду или управлять несколькими компаниями.
Используйте его бесплатно для 5 документов каждый месяц и 3 документов API. Или используйте его платные планы, начиная с 9,99 долларов США в месяц, для неограниченного количества документов и расширенных функций.
подписатьСейчас
Воспользуйтесь помощью подписатьСейчас для создания электронных подписей для различных вариантов использования и ускорения рабочего процесса. Отправляйте документы, чтобы они были подписаны несколькими получателями, или подписывайте свои собственные файлы в несколько кликов. Их мощный и простой API поможет вам легко встроить электронные подписи на свой веб-сайт или в приложение за считанные минуты.
Даже если у вас нет подключения к Интернету, вы можете подписать свои документы электронной подписью где угодно. Он позволяет вам запрашивать дополнительную информацию или документы, устанавливать уведомления о завершении, массово приглашать нескольких получателей и устанавливать определенные порядки подписания для ваших шаблонов.
Вы можете создать уникальную ссылку для подписания документов, запросить дополнительные платежные разделы в заполняемых формах и настроить сообщения с приглашением на подписание. Добавьте копию (CC) для некоторых получателей, которым могут потребоваться уведомления вместе с датой истечения срока действия. signNow также уведомляет вас, если получатель отказывается подписывать ваш документ.
Он соответствует PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II и 21 CFR Part 11 и обладает расширенными возможностями защиты от угроз. У signNow есть замечательный RESTful API, который можно быстро интегрировать с другими инструментами.
ПандаДок
Запечатывайте свои сделки с помощью юридически обязывающих и удобных электронных подписей, используя ПандаДок.
Более 20 тысяч компаний уже используют это решение для экономии своего времени и ресурсов. Используйте PandaDoc для отправки предложений, расценок, контрактов, сборов платежей, требующих утверждения.
Вы можете воспользоваться этим решением, используя его в любом месте и на любом устройстве; вы любите быстро упорядочивать работу. PandaDoc никогда не идет на компромиссы в вопросах безопасности и создала свою технологию электронной подписи в полном соответствии с UETA и ESIGN. Они также предоставляют электронный сертификат с каждым подписанным документом.
Избегайте догадок; вместо этого используйте их аналитику документов плюс уведомления, чтобы получить мгновенную перспективу, когда ваш потенциальный клиент открывает отправленные вами документы или просматривает и комментирует их. Они предлагают более 200 профессиональных шаблонов, которые призваны произвести неизгладимое впечатление на ваш бизнес.
PandaDoc также интегрируется с огромным количеством интеграций, чтобы ускорить ваш рабочий процесс. Он включает в себя HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack и т. д.
Нитро знак
Предоставьте своим потенциальным клиентам по-настоящему удобный опыт электронной подписи, используя Нитро знак.
Он устраняет уровни использования, излишки и не требует платы за подпись. Независимо от того, работаете ли вы с контрактами, электронными таблицами, формами, чертежами и другими документами, Nitro предоставляет вам инструменты, необходимые для упрощения электронной подписи.
Он совместим с несколькими веб-браузерами и мобильными устройствами. Nitro Sign безопасен и соответствует законодательству США об электронной подписи. Это упрощает совместную работу за счет обмена документами в Интернете, их просмотра и комментирования в облаке.
Вы можете легко пригласить других комментировать документы и отслеживать рабочие процессы, просматривая аналитику и уведомления в режиме реального времени. Чтобы защитить ваши документы и данные, Nitro Sign использует двухфакторную аутентификацию, контрольные журналы и сложные сертификаты соответствия HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield и т. д.
Развивайте свои проекты и повышайте удобство для своих клиентов, создавая, комбинируя, конвертируя и систематизируя PDF-файлы на своем устройстве. Следовательно, это помогает устранить человеческие ошибки, связанные с процессом.
Наполнять
Это, вероятно, лучшее и наиболее всестороннее решение для электронной подписи на данный момент. Это также, вероятно, самый простой способ заполнения PDF-файлов, а также отправки подписей, которые будут иметь силу в суде. Одна из лучших вещей о Наполнять заключается в том, что его можно использовать практически на любом компьютере, устройствах iOS или даже Android. Это действительно помогает с кросс-платформенной функциональностью и доступностью.
Пользователи Fill также могут быть уверены, что они в надежных руках. Fill может соответствовать мировым стандартам безопасности, а также стандартам конфиденциальности. Они также следуют лучшим практикам, когда речь идет о безопасности. Вот почему Fill широко используется в таких отраслях, как здравоохранение, правоохранительные органы, недвижимость и финансовые услуги.
Пользователи будут рады узнать, что их данные хранятся чрезвычайно надежно с шифрованием военного уровня и в соответствии с HIPAA. Fill также предоставляет своим пользователям интеллектуальную аналитику. Это может быть очень полезно для многих различных предприятий.
ДокуСигн
Ускорьте свою работу от контрактов, писем с предложениями и открытия счетов до счетов, используя ДокуСигн. Безопасно отправляйте соглашения и подписывайте их онлайн, независимо от того, какое устройство используете вы или другая сторона.
Избавьтесь от повторяющихся ручных операций и сэкономьте деньги, которые тратятся напрасно; вместо этого используйте их бесшовные предложения и впечатляющие функции. Он предоставляет приложения для трех платформ — Android, Windows и iOS, чтобы вы могли работать из любого места.
Узнайте о статусе вашего соглашения, о том, как далеко оно продвинулось в процессе, и установите напоминания, чтобы получать уведомления автоматически на каждом этапе. Вы можете включить в соглашение стандартные поля, такие как дата и подпись, или создать настраиваемые поля и сохранить их.
DocuSign позволяет пользователям подписывать документы на 43 языках и отправлять документы на 13 языках. Стандартизируйте весь процесс и сэкономьте время, сохраняя документы, которые вы часто используете, и повторно используя маршрутизацию получателей, настраиваемые поля и т. д., используемые в этих документах.
Подключайте и интегрируйте электронные подписи с используемыми вами инструментами и программным обеспечением, поскольку DocuSign поддерживает более 350 интеграций и ведущих API-интерфейсов, включая Salesforce, продукты Google, SAP и т. д. Надежная инфраструктура DocuSign позволяет им обеспечивать доступность на уровне 99,99 %, что очень необходимо для вашей работы.
Не беспокойтесь о безопасности, поскольку DocuSign соответствует строгим стандартам безопасности, используемым во всем мире, включая ЕС и США, а также использует надежные передовые технологии для шифрования данных. Он соответствует требованиям регулирующих органов, таких как UETA, US ESIGN Act и elDAS ЕС. Они также хранят и генерируют точные контрольные журналы для ваших документов.
Его стоимость начинается от 10 долларов в месяц.
Знак Adobe
Знак Adobe это еще один хороший вариант для вас. Этот простой инструмент позволяет с легкостью отправлять документы, как электронные письма. Все, что вам нужно сделать, это загрузить файл, ввести адрес электронной почты подписавшего и нажать кнопку «Отправить».
Со стороны подписывающей стороны они могут щелкнуть отправленную вами ссылку и подписать там сами, используя браузер на любом устройстве, будь то смартфон или компьютер. Для их удобства Adobe не требует обязательной регистрации или загрузки.
Вы можете просматривать статус подписи, отправлять напоминания, просматривать подробные аудиты или отменять запросы на свои транзакции. Adobe Sign может легко работать с различными инструментами, поэтому вы можете отправлять документы из таких инструментов, как Microsoft 365, Dropbox, Box и других.
В целях безопасности он соответствует таким стандартам, как PCI DSS, SOC 2 Type 2 и ISO 27001. Он также поддерживает различные форматы файлов, включая Adobe PDF и другие PDF-файлы, MS Word, Excel и PowerPoint, текст, WordPerfect, графику, например PNG. , GIF, JPG, JPEG, TIF и BMP; наряду с HTML и HTM.
SignEasy
Благодаря более чем 10-летнему опыту последовательных инноваций, SignEasy уже помог более 35 000 организаций автоматизировать процесс подписи с помощью электронных подписей. Забудьте о печати, сканировании и отправке документов по факсу; вместо этого используйте этот простой в использовании инструмент, который предлагает отличные возможности для подписи.
Просто вставляйте подписи в документ с помощью пальца, стилуса или мыши. Или вы также можете загрузить изображение собственноручной подписи на бумаге. Это позволяет отправлять документы в параллельной или последовательной последовательности нескольким людям. Вы также можете разрешить людям подписывать их в определенном порядке, по одному или сразу.
Вы можете следить за ходом отправки документов, проверяя, кто должен их подписать или кто уже это сделал. Отправляйте push-уведомления или электронные письма в качестве напоминаний и получайте уведомления, когда происходит действие. Другие функции включают широкую интеграцию, соответствие требованиям, глобальное признание, расширенную безопасность с аутентификацией по отпечаткам пальцев, кодами доступа и сертификацией SSL.
Он поддерживает форматы файлов, такие как MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG и т. д. Он также позволяет сохранять незавершенные документы, чтобы вы могли вернуться позже и внести изменения, а также возможность доступа к файлам в автономном режиме. Импортируйте свои документы из облака, SD-карт, электронной почты и других приложений.
Качество подписей также высокое, напоминающее физические подписи. Вы можете повторно использовать существующие шаблоны, добавлять изображения, аннотации, инициалы, помимо текста, и устанавливать настраиваемые поля и нижние колонтитулы электронной почты для более быстрой работы. SignEasy доступен на 24 языках. Для уверенности вы можете воспользоваться их 14-дневной бесплатной пробной версией.
HelloSign
Нам доверяют тысячи частных лиц и компаний по всему миру, HelloSign представляет собой простое решение для электронной подписи. Теперь он принадлежит Dropbox, так что вы можете использовать мощь обеих замечательных платформ.
Он доступен в виде уникального веб-интерфейса, надстройки Salesforce или удобного для разработчиков API.
У вас есть возможность повторно использовать документы с подписью в качестве шаблонов, а также множество функций, таких как настраиваемый брендинг, вложения подписывающей стороны, белые метки, сложное управление командой, встроенные электронные подписи и интеграция с Salesforce. HelloSign — это жалоба в HIPAA, поэтому вам не о чем беспокоиться.
Его цена начинается с 15 долларов в месяц при ежегодной оплате. Вы также можете бесплатно протестировать HelloSign, не вводя данные своей кредитной карты.
докскетч
докскетч — это бесплатный инструмент для более быстрой подписи, который создает электронные подписи интуитивно понятным способом. Вот почему этот инструмент удобен для всех, у кого есть какие-либо навыки. Он архивирует и защищает ваши подписанные документы, чтобы никто ни в коем случае не мог их подделать.
Docsketch соответствует как США, так и глобальным законам об электронной подписи. Настройте процесс подписания, чтобы запрашивать их по одному; Выбор за вами! Если вы установите какой-то порядок, то заинтересованное лицо будет автоматически уведомлено, когда придет его очередь. Это также поможет вам увидеть, сколько людей осталось подписать ваш документ.
Вы можете превратить документ в многократно используемый шаблон, чтобы иметь доступ к нему в любое время и в любом месте. С каждым подписанным файлом вы также получаете подробный отчет с юридической информацией. Он имеет автоматическое обнаружение пустых строк в ваших файлах, что помогает правильно расположить поля. Следовательно, настройка документов для их заполнения становится проще и быстрее.
Используя функцию «Отправить как торговый документ», вы можете получить одобрение определенных типов документов, таких как заявки, оценки и предложения. Если получатель готов утвердить, он может нажать кнопку «Утвердить», а затем ему будут предложены следующие шаги.
Бонусные советы по выбору хорошего программного обеспечения для электронной подписи
Вы можете обнаружить, что эти программы предлагают схожий набор функций, но они уникальны в том, как они предоставляют решения. Следовательно, может возникнуть путаница при выборе. Поэтому разберитесь в нескольких вещах, а потом принимайте решение.
- Объем документов: определите, как часто вы отправляете документы, требующие электронных подписей. Если это происходит очень редко в год, то нет смысла приобретать программное обеспечение, предлагающее очень большую пропускную способность. Вместо этого выберите диапазон в зависимости от ваших требований к объему.
- Соответствие: не доверяйте решению слепо. Проверьте уровень безопасности и соответствия правилам, которые они соблюдают. Он должен проверять подлинность, предоставлять журналы аудита и другие важные функции, подтверждающие его подлинность.
- Интеграции и API: проверьте, насколько легко программное обеспечение интегрируется со сторонними инструментами, которые вы уже используете. Кроме того, узнайте, предоставляют ли они настраиваемый открытый API для встраивания функций электронной подписи непосредственно в ваше приложение или веб-сайт.
- Кроссплатформенность: убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение легко совместимо с различными платформами. Вы не должны столкнуться с трудностями, если вы отправляете контракт со своего Android-смартфона, а получатель использует macOS.
- Типы документов: программное обеспечение eSignature должно поддерживать несколько типов документов и форматов, чтобы у вас не возникло проблем на полпути.
Вывод
Электронные подписи стали необходимы как для современных предприятий, так и для частных лиц. Он был широко принят предприятиями и обладает преимуществами соблюдения правил, которые очень необходимы при работе с клиентами из разных стран.
Таким образом, если вы еще не использовали эту технологию, еще не поздно. Получите программное обеспечение eSignature прямо сейчас и ускорьте свой рабочий процесс быстрее, чем когда-либо прежде!
Затем сгенерируйте свою электронную подпись.