Ведение бизнеса включает в себя работу над списком ежедневных приоритетов для достижения желаемого конечного результата.
Управление задачами — это способ убедиться, что вы всегда работаете над высокоприоритетными задачами и работаете с максимальной эффективностью.
Это может звучать просто, но отслеживать крупномасштабные проекты сложно, а применять к мелкомасштабным проектам еще сложнее.
Если вы работаете с большим количеством членов команды, вам необходимо иметь программное обеспечение для управления задачами.
В этом блоге будут рассмотрены различные аспекты управления задачами и определено, как преодолеть проблемы с программным обеспечением для управления задачами.
Оглавление
Что такое управление задачами?
Управление задачами является важной частью любого успешного проекта. Без надлежащего управления задачами сложно обеспечить своевременное выполнение всех задач и соблюдение графика проекта.
Правильный способ управления проектами — сосредоточиться на выполнении приоритетных задач и создании конвейера предстоящих задач.
Управление задачами включает в себя планирование, организацию и определение приоритетов задач для достижения вех. Это включает в себя создание списка задач, назначение задач членам команды и установку сроков. Также важно следить за прогрессом и вносить изменения в план по мере необходимости.
Хотя может показаться, что управлять проектами и руководить командами легко, на вашем пути может возникнуть множество проблем.
Давайте подробно рассмотрим некоторые из этих проблем управления задачами.
Проблемы в управлении задачами
Управление любым проектом сопряжено с множеством проблем.
Вам нужно создать и выровнять несколько задач в систематическом порядке. В то же время вам также нужно позаботиться о назначении задач, общаться с членами команды и соблюдать сроки проекта.
Давайте рассмотрим некоторые из распространенных проблем в управлении задачами.
- Отсутствие совместной работы в команде: без надлежащей системы управления членам команды трудно совместно работать над текущими и предстоящими задачами.
- Неправильный обмен информацией: правильная и точная коммуникация является основой успешного завершения проекта. Таким образом, члены команды могут работать вместе, а заинтересованные стороны бизнеса могут быть в курсе текущих проектов.
- Неправильная организация задач: трудно отслеживать назначенные задачи в листах Excel и проверять выполненные задачи в случае задержки сроков.
- Командные конфликты: для успешного управления проектами требуется синхронизация между руководителями и исполнителями. Однако отсутствие направления, недопонимание и непонимание могут привести к конфликтам в команде. В конечном итоге это становится серьезным препятствием, и фокус смещается с работы на другие непродуктивные мысли.
- Неоднозначность в распределении задач: отсутствие системы управления проектами создает неоднозначность в распределении задач. Это может привести к назначению задач участникам, которые не соответствуют требуемым навыкам, и привести к провалу проекта.
Чтобы преодолеть проблемы с управлением задачами, вы можете выбрать такую платформу, как Monday.com.
Это облачный рабочий инструмент, с помощью которого команды могут создавать рабочие процессы и структурировать поток проектов.
Monday.com полностью свободен от кода, поэтому любой участник проекта может легко вносить изменения, такие как создание задач, установка сроков, установка приоритетов и добавление комментариев.
Пришло время изучить некоторые функции Monday.com, которые помогут вам лучше организовывать проекты.
Визуальные информационные панели
Канбан-панели понедельника позволяют вам и вашей команде визуализировать, как обстоят дела в любой момент.
Вы можете использовать временную шкалу, календарь, диаграммы и другие представления, чтобы отслеживать прогресс сверху до мельчайших деталей.
Инструменты данных Monday позволяют расставлять приоритеты для задач, обмениваться файлами и визуально проверять статус работы членов вашей команды. Таким образом, вы сможете принимать более обоснованные решения о том, как продвигать свои проекты.
Благодаря простому в использовании интерфейсу вы можете быстро создавать настраиваемые информационные панели и устанавливать бюджеты с первого взгляда.
Автоматизация
Monday.com предлагает достаточную автоматизацию без кода, чтобы сэкономить время на ненужных встречах и получать ручные обновления по электронной почте. Вместо этого вы можете создавать рабочие процессы для разных команд и синхронизировать сроки выполнения задач с Календарем Google.
Вы также можете интегрировать Monday с популярными сторонними приложениями автоматизации, такими как Zapier, для создания настраиваемых триггеров. Каждый раз, когда запускается событие, оно автоматически создает новый элемент на панели управления понедельника.
Это означает отсутствие ручного создания задач. Очень просто!
Интеграции
Понедельник понимает боль, которую испытывают менеджеры проектов, объединяя отдельные потоки коммуникации.
Чтобы преодолеть эту травму «туда-сюда», Monday предлагает бесшовную интеграцию с вашими любимыми инструментами для общения, такими как Slack, команды Microsoft, Outlook и многими другими, чтобы расширить возможности рабочего процесса.
Например, их интеграция с Gmail позволяет вам преобразовывать электронные письма в элементы действий и держать команду в курсе разговоров.
Канбан и рабочий процесс Ганта
Канбан — это визуальный метод оптимизации рабочего процесса вашей команды.
Он помогает отображать данные в удобном для понимания формате столбцов и помогает быстрее принимать решения. Кроме того, членам команды легко использовать и синхронизировать изменения в режиме реального времени.
Кроме того, информационные панели Kanban — отличный способ отслеживать итерации и невыполненные работы, чтобы вы могли отслеживать этапы.
А с помощью диаграмм Ганта вы можете превратить электронные таблицы в интеллектуальные визуальные доски, которые помогут вам отслеживать важные даты, вехи и зависимости. Поэтому вы можете быть уверены, что все будет сделано вовремя и в соответствии с вашими высокими стандартами.
Примеры использования Monday.com
Теперь, когда вы знакомы с функциями Monday, давайте посмотрим, как вы можете использовать Monday.com для управления проектами.
Разработка программного обеспечения
Управление циклами Sprint и следование гибкой методологии имеют решающее значение для индустрии разработки программного обеспечения.
Существуют сроки выполнения текущих задач и оптимизация предстоящих задач. Чтобы быть эффективным, вы должны корректировать задачи и расставлять приоритеты в режиме реального времени.
Monday помогает планировать, расставлять приоритеты и управлять спринтами, создавать дорожные карты и делиться видением продукта с заинтересованными сторонами. Вы также можете автоматизировать назначение задач и утверждение дизайна продукта и интегрировать их с такими инструментами, как GitHub.
Маркетинг и контент-планирование
Компании тратят много времени на создание маркетинговых кампаний.
Этот процесс обычно включает в себя одобрение идей, творческие материалы и частые встречи с копирайтером и дизайнерами для внесения изменений.
С Monday.com вы можете отслеживать все свои маркетинговые кампании на единой панели. Их визуальные доски помогают вам быстрее принимать решения и держать всех в курсе изменений и расписаний кампании.
Вместо того, чтобы писать электронные письма об изменениях, вы можете напрямую писать в файлы, чтобы избежать повторных обновлений статуса. Кроме того, в понедельник вы можете бесплатно подключить свои любимые приложения, такие как Adobe Photoshop, Acrobat и другие.
Человеческие ресурсы и операции
С помощью системы управления сотрудниками Monday HR-команды могут отслеживать воронку найма и упрощать процесс адаптации.
Без надлежащей системы управления персоналом отделу кадров потребовался бы помощник для проведения ежедневных совещаний, планирования собеседований и отслеживания повседневной работы сотрудников.
Чтобы добавить больше, Monday предоставляет готовые шаблоны HR для отслеживания посещаемости, отпусков и сохранения информации о сотрудниках. Вы даже можете интегрировать такие платформы, как Slack, LinkedIn и Gmail, для автоматического импорта данных о сотрудниках.
CRM-платформа для продаж
Monday.com служит централизованной системой для общения с вашими клиентами. Вы можете использовать программное обеспечение CRM, интегрируя его с электронной почтой, создавая шаблоны электронной почты и отправляя ответы по электронной почте с единой панели управления.
Кроме того, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи продаж, такие как звонки и встречи, устанавливать напоминания и отслеживать отправленные электронные письма для создания новых потенциальных клиентов.
Как и любой другой инструмент Saas, доступный на рынке, Monday.com также имеет множество преимуществ и некоторые недостатки. Хотя преимущества превосходят недостатки, их необходимо устранить, прежде чем выбрать какой-либо инструмент.
Давайте сначала посмотрим на плюсы Monday.com.
Плюсы
- Monday.com имеет понятный интерфейс, довольно прост в использовании и может без проблем масштабироваться по мере роста вашей компании.
- Настройка одним щелчком мыши позволяет переключаться между различными представлениями визуализации, такими как Гантт, Канбан, календарь и временная шкала.
- Monday предоставляет готовые шаблоны для планирования кампании, регистрации клиентов, управления контактами, управления задачами, отслеживания посещаемости и многого другого.
- Надежная платформа для систематизации информации о проектах, совместной работы с командами, добавления и назначения задач, а также предоставления доступа к проектам всем сотрудникам организации.
- Встроенная интеграция с популярными средствами связи, такими как Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Календарь Google, Dropbox и многими другими.
Минусы
- Их мобильное приложение часто не синхронизируется с веб-приложением в режиме реального времени, поэтому вам нужно обновить несколько раз, чтобы получить обновленное представление.
- Ограниченная автоматизация с электронной почтой и функцией отслеживания электронной почты, недоступной в Pulse.
- Хотя доступно множество интеграций, в его доступных планах отсутствует полная интеграция функций с Salesforce и другими популярными сторонними платформами.
- В планах начального уровня отсутствуют важные функции, такие как частные доски, автоматизация и многие базовые интеграции. Некоторые другие программы для управления задачами предлагают эти функции в бесплатной версии.
Monday.com доступен в пяти тарифных планах, которые вы можете выбрать:
Индивидуальный план
Если вы начинаете свой бизнес и у вас в команде только два члена, вы можете использовать бесплатную версию Monday.com.
В рамках индивидуального плана вы можете получить доступ к 3 доскам, более 200 шаблонам, 20 типам столбцов и полным документам.
Базовый план
Базовый план — лучший выбор, если вы группа из нескольких человек. Это доступно по цене всего 8 долларов США за рабочее место в месяц для управления досками командной активности.
Базовый план включает в себя приоритетную поддержку клиентов, неограниченное количество бесплатных зрителей и доступ к функциям индивидуального плана.
Стандартный план
Стандартный план является наиболее популярным для совместной работы с вашей командой и повышения общей производительности.
Этот тарифный план дает вам доступ к временной шкале и представлениям Ганта, представлениям календаря, автоматизации процесса настройки и интеграции с платформой.
Профессиональный план
С планом Monday Pro вы можете упростить сложный процесс и получить доступ ко всем функциям Monday.com.
Этот план стоит 16 долларов США в месяц и позволяет вам создать панель инструментов, которая может объединять в себе до 10 досок.
Корпоративный план
Корпоративные планы могут помочь масштабировать процессы автоматизации и интеграции. Вы можете создать информационную панель, которая объединяет в себе до 50 досок.
Хотя Monday.com возглавляет список программного обеспечения для управления проектами, есть и другое подобное программное обеспечение Saas, которое вы можете попробовать.
Вот список трех лучших альтернатив Monday.com.
кликап
ClickUp — еще одно замечательное программное обеспечение для управления проектами, специально разработанное для удаленных рабочих групп. Это простая в использовании платформа, которая предлагает почти все функции, доступные на Monday.com.
ClickUp помогает вашей команде оставаться продуктивной и организованной, а также без труда сотрудничать на визуальных досках. Члены команды могут создавать спринты, общаться в чате, назначать задачи, добавлять комментарии и документы, распределять ресурсы, устанавливать сроки и получать уведомления обо всем в одном месте.
Врайк
Wrike — это решение для руководителей проектов, которым нужна помощь в сборе и систематизации требований к проектам, создании планов проектов и визуализации графиков на диаграмме Ганта.
С Wrike легко вносить изменения в планы проекта по ходу работы, и все задействованные команды будут получать уведомления о любых изменениях.
Smartsheet
Smartsheet — отличный вариант, если вы ищете корпоративное облачное приложение, которое может помочь в управлении работой и совместной работе. Благодаря миллионам пользователей по всему миру Smartsheet доверяют многие компании.
Приложение Smartsheet похоже на электронную таблицу, что делает его простым в использовании и привычным для многих людей. Он подходит для отслеживания задач, каналов продаж, планирования задач и оптимизации бизнес-процессов.
Вы можете использовать Smartsheet для автоматизации рабочих процессов, совместной работы над содержимым, управления проектами, ведения журналов действий, составления расписаний, отслеживания данных в реальном времени и многого другого.
Резюме
Мы попытались предоставить краткий обзор Monday.com и того, как он может помочь вам эффективно оптимизировать ваши бизнес-задачи.
Мы надеемся, что наша статья оказалась для вас полезной, и вы готовы легко организовывать свои проекты на Monday.com. Он прост в использовании, доступен и ему доверяют сотни компаний по всему миру.
Так чего же ты ждешь? Проверьте понедельник сейчас.
Вы также можете изучить лучший способ управления продажами с помощью CRM для продаж в понедельник.