Ваш контракт не нужно подписывать вручную, чтобы он имел юридическую силу — вы можете подписать документ цифровой подписью и сэкономить время, деньги и нервы, используя Zoho Sign.
В современном мире, где бумажная волокита постепенно устаревает, есть смысл перейти на цифровые подписи. Цифровые подписи не только быстрее и удобнее, но и экологичнее.
Несмотря на то, что на рынке существует различное программное обеспечение для цифровой подписи, вам следует выбрать надежное решение, такое как Zoho Sign, которое является профессиональным и в то же время доступным.
Оглавление
Что такое цифровая подпись?
Цифровая подпись — это метод проверки подлинности и целостности цифрового документа, программного обеспечения или сообщения. Он использует криптографию для защиты документа от подделки и олицетворения. Цифровые подписи считаются юридически обязательными во многих странах, включая США.
Зачем нужна цифровая подпись?
Экономьте время и деньги
Ручная обработка документов для подписей включает составление, печать, сканирование и отправку по почте другим сторонам. На то, чтобы вернуть их после подписания, могут уйти недели. Цифровая подпись экономит ваше время и деньги, устраняя эти задачи.
Эффективно и безопасно
Цифровые подписи функционируют как безопасная альтернатива традиционным подписям на бумаге. Вам не нужно печатать, сканировать или отправлять физические документы другим сторонам. Это также снижает риск подделки.
Доступность
Для любого удаленного и глобального документа цифровая подпись очень удобна. Это помогает сторонам безопасно подписывать документы из любого места и, таким образом, повышает эффективность бизнеса.
Улучшенный имидж компании
Использование бумаги для подписи документов также оказывает воздействие на окружающую среду. С цифровыми подписями вы можете уменьшить это и создать впечатление экологичности в деловом мире.
Юридическая сила
Во многих странах цифровые подписи имеют юридическую силу, как и собственноручные подписи. Будь то контракт, соглашение, электронная транзакция или любой другой юридический документ, цифровые подписи гарантируют его подлинность и целостность, что делает его юридически обязательным в суде.
Честность
Цифровая подпись также полезна для сохранения целостности цифрового документа. Он использует криптографические алгоритмы для генерации уникального хеш-значения. Если кто-то изменит этот документ, будет другое значение хеш-функции, которое будет служить доказательством изменения документа.
Автоматизация рабочего процесса
Бумажные подписи требуют координации и ручного отслеживания, чтобы гарантировать, что документы подписаны точно и что конфиденциальность данных защищена. Кроме того, при ручной подписи возможны задержки, ошибки и нарушения политики.
Переход на цифровую подпись означает переход на стандартный и автоматизированный рабочий процесс, который является последовательным и безошибочным.
Как Zoho Sign может помочь с цифровой подписью
Если вы все еще зависите от традиционного метода бумаги и ручки для подписи деловых документов, пришло время выбрать Zoho Sign. Это программное обеспечение упрощает безопасное подписание деловых документов и управление ими из любой точки мира всего за несколько кликов.
Это полное приложение для цифровой подписи поможет вам избавиться от громоздкого процесса ручной подписи документа. С его помощью вы можете получить юридически действительные и защищенные от несанкционированного доступа документы, которые нельзя изменить после подписания. Кроме того, это программное обеспечение позволяет проверять личность подписывающего лица и подписывать документы из любого места с максимальным соблюдением требований законодательства.
Давайте теперь посмотрим на основные функции Zoho Sign.
Простота подписания и отправки
Zoho Sign использует серьезный подход к подписанию и отправке документов для цифровой подписи. Вы можете легко загрузить документ, добавить получателей и разместить поля формы для них перед отправкой. Чтобы подписать, вам нужно открыть ссылку, отправленную по электронной почте, ввести проверочный код, если требуется, и подписать документ.
Удобное управление документами
Управление документами на этой платформе также не вызывает затруднений. Он позволяет проверить статус документа и предпринять дальнейшие действия на его основе. Более того, Zoho Sign можно использовать для полных журналов аудита. Он предлагает вам полную историю действий, выполненных с документом, и сертификацию завершения для документов без ожидающих выполнения задач.
Многоразовые шаблоны документов
Функция шаблонов Zoho Sign избавляет вас от создания новых соглашений с нуля каждый раз, когда вы хотите их использовать. Как пользователь планов Professional и Enterprise, вы можете создавать шаблоны для договоров купли-продажи, договоров о найме и политик социальных сетей, которые вам могут понадобиться часто.
После создания шаблонов для нужд вашего бизнеса вы можете просматривать и редактировать эти шаблоны для каждого уникального случая, менять владельца, создавать SignForm (доступно только администраторам организации) и удалять шаблоны. Эти шаблоны будут в вашем аккаунте, пока вы не удалите их вручную.
Массовая отправка документов
Zoho Sign позволяет отправлять один или несколько документов нескольким получателям одновременно с помощью функции массовой отправки. Доступный только в плане Enterprise, он пригодится, когда руководителям отдела кадров необходимо получить обновленную политику, подписанную сотрудниками организации.
Поддержка открытой интеграции ИИ
Если у вас есть платная подписка на Zoho Sign с использованием центров обработки данных в США и действительный созданный пользователем ключ API OpenAI, вы можете использовать ChatGPT и интеграцию OpenAI через AI-ассистента Zoho Zia. Используя эту интеграцию, данные вашего документа передаются в Open AI и могут использоваться для различных целей, включая получение сводки документа.
АЕС и КЕС
Пользователи всех платных планов и центров обработки данных в США могут получить сертификаты AES (Advanced Electronic Signature) для своих подписей через TrustFactory, расположенную в Южной Африке. Пользователям необходимо зарегистрироваться в TrustFactory и настроить эту интеграцию, чтобы получить эту функцию.
Zoho Sign также сотрудничает с Uanataca SA, поставщиком услуг проверки личности в ЕС. С ее помощью пользователи подписки Enterprise могут подписывать документы посредством QES (Qualified Electronic Signature).
Мобильные приложения Zoho Sign
Если вы всегда в пути, вы можете установить приложения Zoho Sign для Android или iOS на свои мобильные устройства. Эти приложения одинаково эффективны при подписании, отслеживании и отправке документов, а также при управлении шаблонами.
API подписи Zoho
Zoho Sign также предлагает API для интеграции цифровой подписи в любое приложение. Независимо от требований вашего проекта, вы можете легко применить примеры кода на предпочитаемом вами языке программирования.
Гибкие и масштабируемые API можно внедрить за несколько минут. Все документы, подписанные с использованием этих API, на 100 % принимаются в суде. Вы получаете высочайший уровень безопасности благодаря стандартному протоколу OAuth 2.0.
Интеграция с ведущими платформами
Возможно, вы используете деловые и коммуникационные инструменты для своей организации. Zoho Sign можно интегрировать с известными приложениями, такими как Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents и Integromat.
Создание отчетов
Администраторы организации могут получить доступ к подробным отчетам, созданным Zoho Sign, для всех документов, подписанных и отправленных с использованием вашей учетной записи. Фильтры категорий также доступны для типа документа, статуса документа (завершено, отозвано, отклонено, просрочено), срока действия документа и истории действий.
По умолчанию генерирует отчеты за последние 30 дней; однако вы можете создавать отчеты еженедельно и ежемесячно. Вы также можете загрузить отчеты в локальную систему в формате файла CSV.
Цены на знак Зохо
Одиночные пользователи могут выбрать план Free Zoho Sign, который позволяет подписывать пять документов в месяц. Если у вас есть дополнительные требования, вы можете выбрать план Standard, Professional или Enterprise по цене от 10 долларов за пользователя в месяц.
На Zoho Sign доступна 14-дневная бесплатная пробная версия, где вы можете попробовать все функции плана Enterprise. У него даже есть простой и прозрачный план API цифровой подписи с оплатой по мере использования.
Заключительные слова
Цифровая подпись не только обеспечивает удобство удаленной подписи документов, но и обеспечивает дополнительный уровень защиты от несанкционированного доступа. Это безопасный для окружающей среды процесс, не требующий оформления документов и отслеживаемый для контрольных журналов.
Zoho Sign — доступное приложение для цифровой подписи, которое позволяет создавать документы и отправлять их другим для быстрой подписи. Малые и большие компании и частные пользователи могут использовать это программное обеспечение для юридической документации.
Компании также могут выбрать другие приложения Zoho, такие как Zoho Assist и Zoho Payroll.