Чтобы идти в ногу с меняющимися сценариями, улучшение бизнес-процессов (BPI) необходимо для каждой организации.
Каждой компании приходится иметь дело с сотнями бизнес-процессов. Ни один предприниматель не может назвать эти процессы на 100% надежными, так как всегда есть какие-то узкие места, которые стоят им времени и денег.
Оптимизация или улучшение этих бизнес-процессов может помочь устранить любые проблемы, доставляющие неудобства вашей команде или клиентам. Давайте посмотрим, как работает улучшение бизнес-процессов и как оно помогает вашему бизнесу процветать.
Оглавление
Что такое улучшение бизнес-процессов?
Бизнес-процессы — это задачи, которые вы выполняете для ведения своего бизнеса. Вам необходимо улучшить эти процессы, чтобы оставаться сильными в этом конкурентном мире. Таким образом, улучшение бизнес-процессов означает постоянную оптимизацию бизнес-процессов для повышения производительности и эффективности.
Бизнес-процессы предприятия включают в себя три вида деятельности:
- Операционная задача: повторяющиеся задачи, которые компании должны выполнять каждый день, такие как производство, логистика и отчетность.
- Управленческие задачи: эти задачи включают составление бюджета, администрирование и развитие персонала.
- Вспомогательные задачи: остальные задачи подпадают под эту категорию, например, техническая поддержка, подбор персонала, бухгалтерский учет и т. д.
Все задачи, относящиеся к этим категориям, должны проходить регулярную оценку и корректировку для предотвращения неэффективности. С помощью BPI компании могут постоянно вносить положительные изменения в эти операции в соответствии с вкладом внутренних и внешних заинтересованных сторон.
Эти улучшения либо вводят новые способы работы, либо устраняют недостатки текущих процессов. В обоих случаях целью является оптимизация процесса.
Важность улучшения бизнес-процессов
Независимо от того, к какой отрасли принадлежит ваша организация, вам необходимо адаптироваться к изменениям, чтобы выжить в конкурентной борьбе. Улучшение бизнес-процессов позволяет вам внести это изменение.
В ходе этого процесса компании могут определить области, которые нуждаются в улучшении, и обнаружить любую неэффективность, которую необходимо устранить. Это помогает организациям понять систему и развиваться в соответствии с текущими отраслевыми стандартами.
Кроме того, он предлагает свежий взгляд на ваш бизнес-процесс для повышения производительности, качества, отношений с клиентами и развития навыков.
Как работает улучшение бизнес-процессов?
№1. Выберите процесс
Во-первых, вам нужно определить области или процессы, которые нуждаются в улучшении. В то время как в компании происходит множество бизнес-процессов, вы можете расставить приоритеты для повторяющихся процессов для улучшения.
№ 2. Проблемы с процессом сопоставления
Сосредоточьтесь на выбранном процессе, чтобы определить проблемы, которые необходимо устранить. Картирование означает визуализацию всей операции и выявление узких мест.
№3. Анализировать бизнес-процессы
Теперь вам нужно проанализировать болевые точки, чтобы найти проблемы, которые можно улучшить. Вы можете задать соответствующие вопросы ответственным лицам, чтобы получить ответы.
№ 4. Перепроектируйте процесс
На этом этапе вам необходимо перепроектировать процесс, чтобы сделать его лучше. Используйте наиболее подходящую методологию для устранения выявленных проблем и повышения эффективности ваших процессов.
№ 5. Приобретать ресурсы
Для любого улучшения бизнес-процессов компаниям необходимо обеспечить необходимые ресурсы. Это может быть получение нового программного обеспечения, оборудования или рабочей силы. На все это получить одобрение от руководства.
№ 6. Протестируйте новый процесс
Перед применением системы BPI в вашей организации необходимо провести тестирование. Проверяйте каждый шаг рабочего процесса, чтобы не пропустить ничего важного. Если вам нужны какие-либо изменения, это шаг, чтобы сделать это.
№ 7. Реализовать метод
После успешного тестирования и одобрения руководством пришло время внедрить методологию улучшения бизнес-процессов. Вы можете начать с малого и расширить масштаб для достижения лучших результатов.
№8. Обзор и уточнение
Ваша работа не заканчивается на этапе реализации. Вам нужно постоянно следить за тем, улучшают ли новые методы ваш процесс или нет. Иногда может потребоваться уточнение, и вы должны реализовать его соответствующим образом.
Методы улучшения бизнес-процессов
В зависимости от вашего бизнес-процесса и отрасли вы можете выбрать следующие методологии для BPI.
№1. Гибкая методология
Эта методология освобождает проект от жестких сроков и позволяет включать больше итераций. Основываясь на отзывах команды и клиентов, Agile позволяет исправить выявленные проблемы. Это также улучшает общение и сотрудничество между всеми сторонами.
№ 2. Бережливого производства
Целью этой методологии является устранение отходов и, следовательно, снижение затрат. Помимо обрабатывающей промышленности, другие также могут реализовать его основные принципы. Здесь командам необходимо понять восприятие покупателя, чтобы устранить потери и избыточность.
№3. Методика «шести сигм
Этот популярный подход может уменьшить изменчивость и количество ошибок за счет использования данных и статистики при максимальной ценности. Six Sigma предполагает использование DMAIC и DMADV для оптимизации процесса и повышения рентабельности инвестиций.
№ 4. Общее управление качеством (TQM)
Компании, использующие эту методологию, должны привлечь к работе всю свою команду, чтобы повысить удовлетворенность клиентов. Он предлагает сотрудникам среду и культуру работы, в которых ценится опыт и поощряется достижение общей бизнес-цели.
№ 5. Теория ограничений
Методология теории ограничений обычно используется всякий раз, когда необходимо немедленное улучшение. Он может определить узкие места процесса и улучшить их, пока они не будут устранены.
№ 6. Кайдзен
Эта методология улучшения бизнес-процессов фокусируется на бережливых и гибких методах. Это немного изменяет вашу работу и корпоративную культуру для повышения качества и производительности процессов.
№ 7. Канбан
Канбан — это метод визуального рабочего процесса, который позволяет выявлять проблемы и устранять узкие места. В результате вы можете повысить эффективность и отслеживать ход выполнения своей инициативы.
№8. Как раз вовремя
Этот метод идеально подходит для производственных компаний, которые хотят минимизировать затраты на хранение запасов за счет производства товаров в соответствии со спросом. В большинстве случаев он используется с методологией Канбан для точного прогнозирования и предотвращения перегрузки.
№ 9. Отображение процессов
Компании могут наметить план улучшения процессов, используя этот метод визуализации рабочего процесса. Вы также можете использовать его для разработки карт для конкретных ролей или бизнес-целей.
№10. PDCA
Эта модель означает «планируй, делай, проверяй и действуй». Являясь частью методологии Кайдзен, она помогает организациям выявлять неэффективные процессы.
Преимущества улучшения бизнес-процессов
Деловая гибкость
Улучшая бизнес-процессы, компании могут лучше реагировать на постоянно меняющиеся требования клиентов. Они могут быстро реагировать на требования и соответствующим образом дорабатывать проекты.
Улучшенная видимость процессов
Для внедрения BPI компаниям необходимо визуализировать весь рабочий процесс. Это позволяет им контролировать бизнес-процессы и измерять эффективность каждого этапа.
Экономично💰
Целью улучшения бизнес-процессов является устранение узких мест и неэффективности. Поскольку это позволяет вам выявлять и устранять ненужные расходы, общие расходы автоматически уменьшаются.
Больше производительности
Чтобы сделать ваши процессы эффективными, BPI удаляет из рабочего процесса все повторяющиеся и ненужные задачи. В результате продуктивность сотрудников увеличивается в разы.
Соответствие и безопасность
Внедрение улучшения бизнес-процессов означает наличие должным образом регулируемого и управляемого рабочего места. Следовательно, эти компании могут соблюдать правила и необходимые меры безопасности.
Удовлетворенность клиентов и сотрудников
Любой импровизированный процесс принесет пользу клиентам. С довольными клиентами вы можете иметь процветающий бизнес. Это также делает вашу команду эффективной и продуктивной, устраняя ненужные задачи.
Проблемы улучшения бизнес-процессов
№1. Сопротивление со стороны сотрудников
Самая большая проблема, с которой сталкивается BPI, — это сопротивление сотрудников. Большинство людей против любых изменений и хотят продолжать работать традиционно. Следовательно, компании должны заставить сотрудников понять преимущества этого улучшения. В противном случае инициатива обернется полным провалом.
№ 2. Неспособность ставить цели
В ходе этого процесса руководство должно иметь четкие и конкретные цели. Без четких целей они не смогут получить полную картину направления компании. В то время как цели дадут вам понять, куда направить свое время и ресурсы, их отсутствие вызовет трудности в улучшении бизнес-процессов.
№3. Корректировка времени⏲️
Чтобы все заработало, вам нужно дать ему некоторое время. Многие предприятия считают, что улучшение процессов невозможно из-за их повседневной деятельности. Но часто можно упростить рабочие процессы и назначить одного человека для реализации этого процесса. Однако компании могут даже нанять подрядчика или фрилансера для анализа процесса.
№ 4. Внедрение новых технологий
Большинство усовершенствований бизнес-процессов требуют отказа от устаревших приложений и внедрения новых технологий. Большинство компаний считают это очень сложной задачей. Помимо того, что это дорого, вы также должны знакомить своих сотрудников с инновационными технологиями.
Учебные ресурсы
Основы улучшения бизнес-процессов: Udemy
Этот курс «Основы улучшения бизнес-процессов» научит вас основам и шагам, необходимым для BPI. В этот курс также включены согласование бизнес-процессов с целями и поиск практических решений по улучшению.
Вы также можете научиться использовать различные инструменты для создания новых бизнес-процессов и методов для измерения ваших целей с помощью этого ресурса.
Эффективное улучшение бизнес-процессов: Udemy
Этот курс «Эффективное совершенствование бизнес-процессов» расскажет вам о влиянии совершенствования бизнес-процессов, чтобы вы могли реорганизовать свои организационные процессы.
В этом курсе преподается разработка модели BPI, внедрение ее в проект и измерение прогресса. Он включает в себя 2,5 часа видео по запросу и сертификат по окончании курса.
Улучшение бизнес-процессов
Эта книга по улучшению бизнес-процессов расскажет вам, как внедрить методы улучшения качества в сфере услуг.
Он сообщает вам все, что вам нужно знать, чтобы мгновенно запустить BPI. Из этого ресурса вы также можете научиться создавать и обучать команды для BPI, упрощать процесс, сокращать время и отслеживать прогресс.
Набор инструментов для улучшения бизнес-процессов
Эта книга о наборе инструментов для улучшения бизнес-процессов даст вам практическое и всестороннее представление о разработке согласованной системы BPI.
В нем обсуждается модель BPI с использованием измерения производительности и знакомятся с подходящими инструментами. Более того, вы можете научиться пользоваться этими инструментами и получить несколько шаблонов для реализации.
Заключительные слова
Без улучшения бизнес-процессов невозможно удержаться в конкурентной борьбе. Это позволяет вам узнать свои слабые стороны и недостатки, чтобы вы могли внедрить новые методы для их улучшения.
Здесь мы обсудили мир улучшения бизнес-процессов, а также несколько полезных курсов и книг для его изучения. Когда у вас будет достаточно знаний, начните вносить необходимые улучшения, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень.
Вы также можете узнать о программном обеспечении для управления бизнес-процессами.