Как создать фильтры Gmail для легкой организации вашего почтового ящика

Ключевые выводы

• Фильтры Gmail позволяют упорядочивать входящие сообщения и управлять ими, добавляя ярлыки, отмечая электронные письма как прочитанные или удаляя электронные письма.
• Создавайте фильтры из панели поиска, электронного письма или меню «Настройки», чтобы применять критерии и автоматические действия к входящей почте.
• Отредактируйте или удалите фильтры в разделе «Фильтры и заблокированные адреса» настроек Gmail, чтобы ваш почтовый ящик был организован и аккуратен.

Фильтры Gmail — это именно то, что следует из названия. Они помогают вам организовать и навести порядок в почтовом ящике, автоматически перенаправляя электронные письма. Ниже описано, как создавать, настраивать фильтры и управлять ими в Gmail.

Как создавать фильтры в Gmail

Чтобы создать фильтры Gmail, вам понадобится компьютер. На данный момент невозможно создавать фильтры через мобильное приложение Gmail (iOS или Android).

Есть несколько способов создать фильтр в Gmail, но самый простой — использовать панель поиска. Перейдите в верхнюю часть папки «Входящие» и выберите значок ползунка с надписью «Показать параметры поиска».

Кроме того, вы можете создать фильтр прямо из электронного письма в своем почтовом ящике. Чтобы создать фильтр из полученного письма:

Откройте электронное письмо, соответствующее вашим критериям.

Нажмите на опцию «Дополнительно» рядом с информацией об отправителе.

Выберите «Фильтровать подобные сообщения» в появившемся списке опций.

Должно появиться окно «Параметры поиска» с уже заполненными критериями «От». Этот вариант работает лучше всего, если вы получаете несколько писем с одного и того же адреса.

После применения желаемых критериев фильтра в окне параметров поиска выберите «Создать фильтр» рядом с кнопкой «Поиск».

Вам должен быть представлен список потенциальных автоматических действий, которые необходимо выполнить, когда вы получите электронное письмо, соответствующее определенным критериям.

Этот список должен включать возможность заархивировать электронное письмо, пометить его как прочитанное, пометить его, удалить, всегда или никогда не отмечать как важное, а также применять к нему метку или категорию. Вы также можете применить фильтр к существующим разговорам в вашем почтовом ящике, которые соответствуют тем же критериям.

Чтобы узнать больше о том, как установить критерии для фильтров, ознакомьтесь со статьей Статья Google Workspace на эту тему.

Примеры полезных фильтров Gmail

Мы рассмотрим несколько практических примеров фильтров Gmail, которые могут значительно улучшить управление электронной почтой.

1. Фильтруйте электронные письма по ключевым словам в Gmail

Чтобы заблокировать все электронные письма, содержащие слово «инвестиции», от определенного отправителя, вы можете выполнить шаги, описанные ниже:

Откройте окно «Параметры поиска».

Введите адрес электронной почты отправителя (или пропустите этот шаг, чтобы заблокировать всех отправителей).

Введите слово «инвестиции» в поле «Содержит слова».

Если вы хотите фильтровать электронные письма по нескольким критериям, используйте оператор «ИЛИ», чтобы разделить их; Затем Gmail будет искать электронные письма, содержащие хотя бы одно из указанных терминов. В электронных письмах, которые должны содержать все термины, вы можете соединить слова пробелами или использовать «И».

Вы можете нажать «Поиск», чтобы найти все текущие электронные письма, соответствующие выбранным критериям.

Когда вы закончите, нажмите «Создать фильтр» и установите флажок «Удалить его», чтобы отправлять все электронные письма, соответствующие критериям, в корзину. (Вместо этого вы можете заархивировать их, выбрав «Пропустить входящие»).

Снова выберите Создать фильтр.

Вы должны увидеть сообщение, созданное вашим фильтром. Все электронные письма, содержащие введенные слова, теперь будут удаляться сразу после их доставки.

2. Сортируйте свой почтовый ящик Gmail, используя дополнительные фильтры адресации

Плюс адресация — это функция, которая позволяет вам добавлять символы к вашему адресу электронной почты и при этом доставлять сообщения в ваш почтовый ящик. Это можно использовать для создания одноразовых адресов электронной почты для быстрой регистрации и для организации электронных писем от разных отправителей.

Чтобы использовать плюсовую адресацию, просто добавьте знак плюса (+) к своему адресу электронной почты перед символом @. Например, [email protected] станет [email protected].

Вы можете использовать этот новый адрес, чтобы подписаться на информационный бюллетень, а затем создать фильтр для автоматического применения ярлыка к электронным письмам, отправленным из этого информационного бюллетеня. Еще одним преимуществом этой функции является то, что если вы начнете получать спам-сообщения, вы сможете легко определить, какая компания продала ваш адрес электронной почты.

Чтобы использовать плюсовую адресацию для фильтрации электронных писем, выполните действия, перечисленные ниже:

Откройте окно «Параметры поиска».

Вставьте критерии в поле «Содержит слова»: {to:[email protected] доставлен в:[email protected]}. Обязательно замените «makeuseof+tech» своим собственным адресом электронной почты.

Вместо оператора ИЛИ можно использовать фигурные скобки, и здесь они выполняют ту же функцию. Существуют и другие операторы расширенного поиска, которые вы можете использовать при поиске и фильтрах Gmail, и их можно найти на странице Справка Gmail.

Нажмите «Создать фильтр» и выберите «Применить метку».

Вы можете выбрать подходящую метку из раскрывающегося списка. Если у вас нет подходящих ярлыков, вы можете создать новый.

Когда вы закончите, снова нажмите «Создать фильтр».

3. Фильтруйте электронные письма по теме или отправителю в Gmail.

Возможно, вы захотите настроить фильтр Gmail, чтобы классифицировать все электронные письма, относящиеся к определенной теме или от указанного отправителя, к одной метке. Однако Gmail объединяет критерии в окне «Параметры поиска» с помощью оператора «И», а не оператора «ИЛИ». Таким образом, в результате получается фильтр, который отбирает электронные письма, соответствующие всем указанным критериям, а не находит электронные письма, соответствующие какому-либо одному критерию.

Хотя вы можете создать отдельные фильтры для каждого критерия, гораздо проще использовать поле «Есть слова». Чтобы создать фильтр для организации всех рабочих электронных писем под ярлыком «Работа», вы должны выполнить процесс, аналогичный описанному ниже:

Откройте окно «Параметры поиска».

Введите отправителя, которому предшествует оператор from:. Вы можете указать несколько отправителей, используя фигурные скобки или оператор OR.

Вы можете указать ключевое слово для поиска в строке темы, используя оператор subject:.

Если вы хотите, чтобы фильтр искал определенные слова в письме (не обязательно только в строке темы), введите их после указания отправителя. Обязательно соедините несколько ключевых слов с помощью оператора OR.

В следующем окне выберите метку, которая будет применяться к электронным письмам, соответствующим критериям. Я выбрал ярлык «Работа».

Обязательно ознакомьтесь с нашим списком умных фильтров Gmail, которые помогут справиться с перегрузкой электронной почты, и вы найдете больше примеров полезных фильтров Gmail.

Как редактировать и удалять фильтры Gmail

Если вам больше не нужны определенные фильтры или вы хотите отредактировать их, включив в них определенные критерии, вот как можно редактировать и удалять фильтры Gmail:

Выберите значок шестеренки и нажмите «Просмотреть все настройки».

Нажмите «Фильтры и заблокированные адреса».

Выберите «Изменить» или «Удалить» рядом с нужным фильтром. При редактировании измените нужные критерии фильтра и выберите «Продолжить» > «Обновить фильтр».

Если вы хотите удалить несколько фильтров, установите флажок рядом с каждым из них и, когда закончите, выберите «Удалить» внизу.

Фильтры могут упростить процесс управления электронной почтой и поддерживать порядок в вашем почтовом ящике. Но фильтры — не единственный способ организовать ваш почтовый ящик. Вы также можете узнать, как сортировать входящие сообщения Gmail по отправителю, теме и ярлыку.