Outlook позволяет создавать правила для отправляемых и получаемых электронных писем. Правила — отличная функция автоматизации, которая помогает вам контролировать и сортировать электронную почту. Еще одна не менее впечатляющая, но менее обсуждаемая функция Outlook — Quick Steps. Это функция автоматизации, которая автоматизирует такие действия, как перемещение электронных писем или их копирование. Используя Quick Steps, вы можете переместить все новые электронные письма в определенную папку одним щелчком мыши. Это переместит их из вашего почтового ящика в отдельную папку «Сегодня». Настройка занимает совсем немного времени, и вы можете запускать быстрый шаг несколько раз в день. Вот что вам нужно сделать.
По умолчанию Outlook сортирует электронные письма по датированным разделам, например «Сегодня», «Вчера» и «Прошлая неделя». Вам очень легко случайно перейти к электронному письму, которое было получено «вчера», при просмотре писем, полученных вами «сегодня». Это потому, что разделы «Сегодня» и «Вчера» не отличаются друг от друга. Это просто разделы относительного времени в вашем почтовом ящике. Мы будем использовать эти разделы для перемещения всех новых писем в папку.
Откройте Outlook. На вкладке «Главная» нажмите «Создать» на панели инструментов «Быстрые действия».
Откроется новое окно для настройки нового быстрого действия. Дайте Quick Step имя. Если вы не дадите ему имя, он унаследует имя от действия, которое вы для него установили.
Откройте раскрывающийся список «Действия» и выберите «Переместить в папку» из перечисленных вариантов. Outlook попросит вас выбрать папку или создать новую. Создайте новую папку «Сегодня». В разделе «Необязательно» в этом же окне установите сочетание клавиш для запуска быстрого действия. Нажмите «Готово», и все готово.
Вернитесь в Outlook и сверните раздел «Сегодня». Выберите его так, чтобы он имел светло-голубую подсветку. Когда вы выбираете раздел «Сегодня» в свернутом состоянии, вы также выбираете все электронные письма в нем.
Щелкните только что созданный Quick Step на панели инструментов Quick Steps или коснитесь сочетания клавиш, которое вы для него установили.
Все электронные письма, которые вы получили сегодня, будут перемещены в папку, которую вы создали / установили в Quick Step. Перебирая эти электронные письма, вы случайно не перейдете к просмотру старых писем.
Вы можете создать еще один быстрый шаг, который удалит все электронные письма из только что созданной папки «Сегодня». Это гарантирует, что папка пуста и готова к отправке следующей партии писем в конце дня. Вы можете использовать набор быстрых действий, чтобы переместить все полученные сегодня электронные письма в новую папку. Вы можете запускать быстрый шаг несколько раз в день и сортировать новые письма по мере их поступления.
Этот совет бесполезен, если вам не удается очистить папку «Сегодня» в конце каждого дня. У вас просто останется еще одна папка, полная электронных писем.