Приглашения на собрания в Outlook — отличный способ убедиться, что все знают, когда и где состоится собрание, и ответить им на приглашение. Если вы используете Outlook, принятие приглашения на собрание включит напоминания, которые сообщат вам, когда оно вот-вот начнется. Если вы отправляете приглашения, Outlook позволит вам увидеть, сколько людей приняли приглашение, и при необходимости повторно отправить его. Если вы никогда не отправляли приглашение на собрание в Outlook, вы можете подумать, что это сложный процесс, но он лишь немного отличается от отправки электронного письма.
Приглашения на собрания в Outlook
Откройте Outlook и щелкните раскрывающееся меню «Новые элементы» на вкладке «Главная». В меню выберите «Встреча».
Откроется новое окно, которое по большей части будет напоминать окно нового сообщения с некоторыми отличиями. Здесь вы создадите собрание и отправите на него приглашение предполагаемым получателям.
Поскольку это приглашение на собрание, в нем будут поля для местоположения, а также времени начала и окончания. Выберите, где будет проходить встреча, и установите время ее начала и окончания, а также дату, когда она будет проводиться. Встреча также имеет «тело», куда вы можете добавить дополнительные сведения о ней, например, повестку дня встречи. Вы также можете прикрепить файлы к приглашению, хотя непонятно, как это сделать. Все, что вам нужно сделать, это перетащить файл в окно встречи, и он будет прикреплен.
Когда все настроено, щелкните поле «Кому» и введите адреса электронной почты всех, кого вы хотите пригласить на встречу. По умолчанию в приглашении получателям предлагается ответить, приняв или отклонив приглашение, а также это позволит им предложить альтернативное время для встречи, если они не могут присутствовать в предложенное время.
Нажмите «Отправить», и ваше приглашение будет в пути.
Этикет приглашения на встречу
Приглашения на собрания в Outlook — отличный способ убедиться, что все знают, где быть и когда быть там, однако использовать их как единственный способ назначить встречу и постоянно переходить туда и обратно по приглашению, чтобы попытаться установить время. продуктивно и раздражает. Лучше поговорить с предполагаемыми участниками собрания по личному каналу связи, например в чате, или поговорить с ними лично, чтобы узнать, какое время подходит для всех, а затем разослать одно приглашение, которое может принять каждый.