Трудно поддерживать хорошую документацию. Также важно иметь хорошую документацию. Независимо от того, работаете ли вы над документом спецификаций или над групповым проектом, он будет претерпевать изменения. Много-много изменений. Достаточно, чтобы захотелось выдернуть волосы. Вам придется вручную обновить документ, но лучше автоматизировать все, что вы можете. Дело в точке; изображения в документе. Вы можете вставить изображение в MS Word, которое обновляется автоматически. Для этого изображение должно быть размещено где-нибудь в Интернете. Более того, у ваших получателей должно быть активное подключение к Интернету, чтобы просматривать изображения и получать самые свежие.
Оглавление
Выберите службу хостинга изображений
Ключом к вставке изображения в MS Word, которое обновляется автоматически, является размещение его там, где вы можете обновить изображение, но сохраните ссылку без изменений. Мы рекомендуем Dropbox. Вы можете обновить файл Dropbox, не разрывая ссылку. Это делает его идеальным для наших целей.
Прямая ссылка на изображение
Вы собираетесь вставить изображение из URL-адреса в MS Word. Вот как вы заставляете его автоматически обновляться, когда вам нужно. Мы рекомендуем использовать Dropbox, но вам нужно обойти одну небольшую сложность. Dropbox не предоставляет вам прямую ссылку на файл. Без прямой ссылки вы не можете вставить изображение, на которое она указывает, в MS Word.
Решение простое. Скопируйте любую ссылку, которую Dropbox дает вам для вашего изображения. Замените www.dropbox.com на dl.dropboxusercontent.com.
Например;
Эта ссылка;
www.dropbox.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
становится;
dl.dropboxusercontent.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
Вставить изображение в MS Word
Откройте файл, в который хотите вставить изображение. Перейдите на вкладку «Вставка» и откройте раскрывающийся список «Быстрые части». В раскрывающемся списке выберите «Поле».
В новом окне откроется список всех полей, которые вы можете вставить. Найдите и выберите поле InsertPicture. В свойствах поля вставьте прямую ссылку на изображение, которое хотите вставить в документ. В правом столбце «Параметры поля» установите флажок «Дата не сохраняется вместе с документом», а также параметры «Изменить размер по горизонтали из источника» и «Изменить размер по вертикали из источника».
Нажмите ОК, и ваше изображение будет вставлено.
Замена изображения в документе
Теперь, когда вы добавили изображение в MS Word, которое обновляется автоматически, вам необходимо обновить его. Для обновления изображения вам вообще не потребуется доступ к документу. Вместо этого вам нужно изменить изображение, на которое указывает URL-адрес. Просто замените изображение в Dropbox. В следующий раз, когда документ откроется, он получит последнее изображение по URL-адресу.
Если документ открыт в системе, не подключенной к сети, изображение не появится вообще.
Параметры поля InsertPicture
Вам может быть интересно, какие три параметра вы включили при вставке изображения. Параметр «Дата не сохраняется вместе с документом» указывает MS Word не загружать изображение по URL-адресу. Вместо этого MS Word извлекает изображение по ссылке каждый раз при открытии документа. Это ключ к обновлению образа.
Два варианта изменения размера гарантируют, что новое обновленное изображение будет соответствующим образом изменено, чтобы оно поместилось в документе. Если вы не включите эти параметры, изображение может выглядеть растянутым. У этого варианта есть еще один недостаток; ваш текст может быть смещен. Если изображение вставлено в линию, у вас не будет особых проблем.