8 лучших инструментов документирования процессов для оптимизации вашего бизнес-процесса

Программное обеспечение для документирования процессов имеет важное значение для бизнеса, поскольку оно предоставляет предприятиям структурированный план действий по оптимизации своей деятельности. Документирование процесса является важным компонентом управления проектом, поскольку оно отвечает на важный вопрос: как все будет осуществляться?

Раньше менеджеры проектов полагались на ручной подход к созданию документации процесса, но теперь они могут перейти на полноценные инструменты документации процесса, которые умело оптимизируют весь процесс.

В этом руководстве мы перечислили наиболее авторитетное доступное программное обеспечение для документирования процессов, но сначала давайте лучше поймем идею документации процесса. Но прежде чем мы начнем, вот удобная таблица, показывающая программное обеспечение для документирования процессов, которое мы перечислили.

Заголовок

Описание

Исследовать

Писец

Инструмент искусственного интеллекта для удобного документирования процесса со скриншотами.

Миро

Масштабируемое документирование процессов и отображение с интеграцией.

Документ360

Оптимизированные бизнес-процессы и управление изменениями.

Процесс-стрит

Шаблоны с возможностью перетаскивания, стандартизированные контрольные списки.

Хефло

Поддержка BPMN 2.0, загрузка/экспорт, редактор WYSIWYG.

Богатые шаблоны, совместная работа в режиме реального времени, перетаскивание.

FlowShare

Динамическое отслеживание, захват экрана, экспорт в различные форматы.

Профессии

Импорт из Word/PDF, контекстная справка, мультимедиа.

Итак, как работает программное обеспечение для обработки документов? Проще говоря, документ процесса — это подробное руководство, объясняющее, как выполнить задачу. Например, здесь объясняется полная процедура переноса ваших данных с устаревших серверов на облачное хранилище.

Документ процесса может быть в форме блок-схемы, руководства или просто политики. Это означает, что документирование процесса — это деятельность по записи или документированию пошагового процесса выполнения задачи.

Документация процесса оказывается полезной для членов команды, новых столяров и даже клиентов, когда им нужно понять, как выполнять конкретную работу.

Как документировать процесс?

Процедура документирования процесса разбита на следующие этапы:

  • Выберите процесс, который вам необходимо документировать, и определите его цель и объем.
  • Опишите границы процесса и дайте ответы на вопросы, например, что запускает процесс и когда он завершается.
  • Укажите результаты процесса и действия, которые необходимо выполнить после этого.
  • Укажите программное обеспечение и оборудование, необходимые для выполнения процесса. Это может варьироваться от платформ кодирования до облачных хранилищ и серверов.
  • Подумайте, как будет работать этот процесс. Вы можете создать пошаговый процесс от начального до финального этапа.
  • Перечислите имена заинтересованных сторон, лиц, принимающих решения, и сотрудников, играющих определенную роль в документации процесса.
  • Теперь перенесите все детали в систему технологической документации и убедитесь, что ничего не пропустили.

После того, как вы разобрались с вышеизложенным, мы подошли к простой части: вы не можете поделиться им с членами команды, которые позже смогут легко получить к нему доступ.

Важность документирования бизнес-процессов

Документирование бизнес-процессов дает множество преимуществ в долгосрочной перспективе. Некоторые из наиболее примечательных из них заключаются в следующем:

  • Последовательный бизнес-процесс. Устраните двусмысленность процессов, чтобы сотрудники могли достичь желаемого результата.
  • Уменьшите операционные ошибки. Устраните неэффективность бизнес-операций, чтобы улучшить культуру работы.
  • Соблюдайте требования законодательства. Избегайте юридической ответственности в будущем, если процедура будет выполнена по незнанию.
  • Управление изменениями. Убедитесь, что сотрудники могут легко адаптироваться к изменениям, внесенным в существующие бизнес-процессы.
  • Минимизируйте время обучения. Сократите время адаптации новых сотрудников, обеспечив им быстрое обучение.
  • Назначайте задачи. Убедитесь, что у каждого сотрудника есть определенный набор обязанностей, чтобы рабочий процесс не нарушался.

Когда процесс уже оформлен в процедурный формат, сотрудникам легче понять, какие шаги необходимо выполнить.

Что такое программное обеспечение для документирования бизнес-процессов?

Несомненно, документирование процесса — сложная задача, и если выполнять его вручную, существует вероятность человеческих ошибок. Данная постановка задачи привела к внедрению программного обеспечения для документирования процессов, которое оптимизирует бизнес-процесс создания документов, исключая возможность ошибок. Ниже приведены некоторые возможные преимущества, которые может предложить программное обеспечение для документирования процессов.

  • Онлайн-инструменты позволяют членам команды централизованно получать доступ ко всем документам бизнес-процессов.
  • Функции облачного хранилища позволяют вам получить доступ к документации процесса на ходу, в отличие от ручного документа, который доступен только в автономном режиме.
  • Программное обеспечение позволяет вам управлять, обновлять и совместно работать над ним в режиме реального времени.
  • Также возможен доступ к пользовательской аналитике, что дополнительно помогает расширять базу знаний и принимать обоснованные решения.

Кроме того, поиск информации становится проще, поскольку инструмент онлайн-поиска облегчает быстрый поиск необходимой вам информации или руководства.

Особенности, на которые стоит обратить внимание

Выбирая программное обеспечение для документирования процессов для вашего бизнеса, обратите внимание на следующие функции:

  • Вы должны убедиться, что программное обеспечение предлагает приятный пользовательский интерфейс людям, не знакомым с такими инструментами.
  • Эти платформы должны иметь возможность визуально представлять различные типы данных, а также поддерживать ссылки и другие формы мультимедиа.
  • Убедитесь, что функция документации процесса позволяет членам команды сотрудничать в режиме реального времени.
  • Должна быть возможность экспортировать документ процесса в различные форматы или загрузить его непосредственно на разные платформы.
  • Программное обеспечение должно поддерживать интеграцию с одним или несколькими бизнес-инструментами, которые в настоящее время используются вашей организацией, чтобы обеспечить возможность повторного использования информации.

Сказав это, давайте рассмотрим некоторые из лучших программ для документирования процессов, которые мы опробовали на практике и хотели бы порекомендовать.

Писец

Если вам часто приходится отвечать на повторяющиеся вопросы, касающиеся выполнения задач, у нас есть решение для вас! Встретиться Писецбыстрый и простой метод документирования и обмена бизнес-процессами за считанные секунды.

Функции:

  • Поощряйте сотрудников и новых сотрудников быстро понять процесс.
  • Улучшите программы обучения за счет автоматизации технологической документации и создания СОП.
  • Обеспечьте согласованность организационных процессов с помощью обучающего контента по запросу.
  • Автоматизируйте процесс создания учебных пособий, чтобы обновить справочные центры и базу знаний.

Scribe — это инструмент на базе искусственного интеллекта, позволяющий быстро преобразовать цифровые процессы в пошаговое руководство без приложения огромных усилий. Все, что вам нужно сделать, это включить рекордер Scribe и выполнить весь процесс. И вот! Пошаговое руководство будет создано автоматически вместе с соответствующими скриншотами!

Миро

Такие бренды, как Dell, Cisco и Deloitte, полагаются на Миро, простое в использовании программное обеспечение для документирования процессов и картографии, которое позволяет отображать важную бизнес-информацию. Легко масштабируемая платформа позволяет членам команды связывать и оптимизировать бизнес-процессы с помощью встроенных инструментов картографии.

Функции

  • Встраивайте бизнес-процессы и карты Steam в такие инструменты, как Confluence, Coda и Notion.
  • Интеграция Jira для анализа бизнес-процессов, составления карты маршрутов клиентов и отслеживания конкретных действий.
  • Различные пакеты для управления проектами, картирования пути клиента и бизнес-процесса.
  • Легко импортируйте карты процессов с таких платформ, как Microsoft Visio, Draw.io и Lucidchart.
  • Богатая библиотека шаблонов, позволяющая предложить вашим клиентам лучший опыт и удовлетворить их потребности.

Miro предлагает такие инструменты, как блок-схемы, диаграммы BPMN, картирование потока создания ценности и «дорожки», которые помогают анализировать конкретные сценарии и улучшать использование ресурсов.

Таким образом, вы можете визуализировать бизнес-планы и эффективно донести стратегию и трансформацию до членов команды.

Документ360

Проверить Документ360, что помогает улучшить качество обслуживания более чем 10 000 пользователей в более чем 80 странах. Предлагая стандартные рабочие процедуры, платформа позволяет вам оптимизировать различные бизнес-процессы для лучшего понимания ваших сотрудников.

Функции:

  • Операционный процесс, обеспечивающий четкое понимание утвержденных бизнес-процессов и распространение информации о ролях и обязанностях сотрудников.
  • Управление изменениями для плавного перехода от устаревших бизнес-процессов к совершенно новым.
  • Модуль обучения сотрудников, позволяющий новым сотрудникам эффективно усваивать знания и совершенствовать свои способности.

С Document360 вы можете гарантировать, что бизнес-процессы будут ясными и последовательными, что косвенно повысит производительность всей вашей организации.

Процесс-стрит

Предназначен для добросовестных команд, Процесс-стрит — это популярное программное обеспечение для документирования процессов, которое гарантированно повысит производительность вашей команды. Этот интуитивно понятный инструмент пригодится, когда вам нужно документировать все основные организационные процессы, чтобы все сотрудники оставались на одной волне.

Функции:

  • Перетащите редактор, чтобы создавать и обновлять шаблоны за считанные минуты.
  • Стандартизированные контрольные списки с такими функциями, как остановка задач, утверждения и динамические сроки выполнения, для правильного отслеживания каждого процесса.
  • Функция автоматического обновления для обновления контрольных списков после внесения изменений.
  • Централизованная платформа позволяет легко сотрудничать и искать документы.
  • Упрощенный пользовательский интерфейс для ускорения процесса обучения.

Компании могут выбрать Process Street для документирования всех видов бизнес-процессов, таких как рабочий процесс Git, настройка нового клиента, адаптация сотрудников, ежедневные и еженедельные задачи, проверка кандидатов, формирование счетов и процессы внутреннего аудита.

Хефло

Имея современную и профессионально разработанную планировку, Хефло — это инструмент документирования бизнес-процессов, который позволяет выполнять процессы таким образом, чтобы документы создавались автоматически. Благодаря Heflo совместная работа над проектированием бизнес-процессов в режиме реального времени теперь возможна всего за несколько кликов.

Функции:

  • Поддержка нотации BPMN 2.0.
  • Загрузите документацию в виде изображения или экспортируйте ее на другую платформу.
  • Редактор WYSIWYG для форматирования текстов и дизайнов.
  • Разделите процессы на библиотеки запросов и документацию процессов на заголовки элементов для правильной идентификации.
  • Определите бизнес-правила и интеграцию и выполните оптимизацию в рамках нового цикла BPM.

Вы можете моделировать, анализировать, отображать, оптимизировать, автоматизировать и документировать бизнес-процессы и загружать их в различные форматы, такие как PDF, Word, HTML и Excel, или экспортировать их в BPMN. Благодаря функции облачного хранилища Heflo можно получить доступ к документации процесса из любого места и в любое время.

творчески

творческиПлатформа управления работами предлагает шаблоны документации процессов для оптимизации процесса документирования бизнес-процессов. Это помогает составить список бизнес-процессов, систематически выполняемых в вашей организации.

Функции:

  • Богатая библиотека настраиваемых шаблонов для изображения различных процессов, рабочих процессов команды, дорожек и т. д.
  • Перетаскивайте инструменты, чтобы легко описывать сложные процессы документирования.
  • Импортируйте отчеты, снимки экрана и изображения, необходимые для создания комплексного документа процесса.
  • Экспортируйте все типы данных с разных платформ для удобного поиска и анализа.
  • Связывайте фигуры, чтобы создавать навигационные структуры в рабочих пространствах и между ними, чтобы устранить несоответствия.

Обладая убедительными возможностями документирования, программное обеспечение предлагает богатые библиотеки форм и инструменты построения диаграмм, такие как блок-схемы, карты потоков создания ценности, BPMN, карты процессов, карты деятельности и многое другое. С Creately возможно сотрудничество в режиме реального времени, что необходимо для поддержки рабочего процесса межфункциональной команды в процессе документирования.

FlowShare

Выбирать FlowShare создавать интересную документацию процессов и демонстрации для всех приложений, используемых вашей организацией. Более 1000 компаний уже создали подробные руководства по организации интерактивных тренингов для своих сотрудников с использованием этого инструмента.

Функции:

  • Динамический механизм отслеживания, позволяющий фиксировать все действия и автоматически формировать руководство.
  • Захват экранов и действий, таких как щелчки мыши, а также ярлыков.
  • Размытие всех конфиденциальных данных с помощью встроенного инструмента.
  • Автоматически генерировать текстовые описания, включая названия элементов — кнопок, меню, вкладок и т. д.
  • Массовая обрезка снимков экрана и изображений, чтобы избежать повторных задач.
  • Экспорт в такие форматы, как PDF, PPTX, DOCX, HTML, интерактивная демонстрация, PNG, RPA, SCORM, xAPI и т. д.

FlowShare не только сократит время и уменьшит количество ошибок, возникающих из-за ручных процессов, но также позволит вашей организации адаптировать стандартную процедуру документирования. Приложение позволяет быстро вносить изменения в существующую документацию без необходимости ее повторного сбора.

Профессии

Предпочитаемый Dell, Sony, Cisco и другими известными корпорациями, Профессии — это программное обеспечение для документирования процессов, которое позволяет импортировать файлы для быстрого создания документов и, при необходимости, создавать документацию непосредственно с нуля.

Функции

  • Импортируйте содержимое из документов Word или PDF-файлов непосредственно в документ.
  • Контекстно-зависимая помощь для целостного понимания технического жаргона.
  • Включите всплывающие подсказки, всплывающие окна и световые окна для предоставления дополнительной информации.
  • Добавьте изображения, видео и инфографику для лучшего объяснения бизнес-процесса.
  • Богатая библиотека шрифтов, дизайнов и тем для эстетики и брендинга.

Платформа ProProfs позволяет вам добавлять изображения и видео для лучшего объяснения процессов вашим сотрудникам и клиентам. Он оснащен редактором WYSIWYG, который позволяет вам выбирать из множества вариантов стиля и форматирования текста.

Последние слова

Документирование различных процессов, происходящих в вашей организации, имеет жизненно важное значение, чтобы избежать несогласованности в выполнении операций и представить план действий для ваших сотрудников и клиентов. Но что еще более важно, это выбрать лучшее программное обеспечение для создания документации для вашей компании, поскольку с правильным программным обеспечением для управления процессами вы увидите улучшение роста бизнеса.

Платформы, перечисленные в этом руководстве, опробованы нами и оказались весьма полезными. Однако идеальный выбор для вашей организации будет зависеть исключительно от ваших индивидуальных потребностей.

Далее, программное обеспечение для автоматизации документооборота для экономии рабочего времени.