Если вы использовали инструмент очистки почтового ящика, то вы видели кнопку «Автоархивирование», но вы можете опасаться, как она работает и что будет делать. Вот что он делает и как его можно использовать.

Нажатие кнопки AutoArchive заставляет процесс проходить через все папки в Outlook и применять любые правила AutoArchive, которые вы установили (не волнуйтесь, правило AutoArchive по умолчанию ничего не делает, поэтому вы не можете причинить вреда нажав кнопку). Но если вы хотите переместить свои старые элементы в архив, где они не мешают, AutoArchive — это то, как вы автоматизируете этот процесс. Давайте рассмотрим его настройку и запуск.

Как включить автоархивирование

Во-первых, вам нужно включить AutoArchive и выбрать его настройки. Выберите «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» и нажмите кнопку «Настройки автоархивации».

Пока параметр «Запускать автоархивирование каждые» отключен (по умолчанию), автоархивирование никогда не запустится.

Как только вы включите параметр «Запускать автоархивирование каждые», все параметры станут доступны.

В отличие от очистки папки, которая имеет одно окно настроек в параметрах файла, а затем позволяет вам запускать эти настройки для любой папки, которая вам нравится, как ручная задача, настройки автоархивации, показанные здесь, являются настройками по умолчанию. Каждая папка с включенным автоархивированием может использовать эти настройки по умолчанию, или вы можете использовать разные настройки для разных папок, если хотите. Мы рассмотрим, как это сделать позже, а пока давайте посмотрим на настройки по умолчанию.

Как настроить автоархив

Первое, на что следует обратить внимание, это то, что после включения автоархивации он будет запускаться каждые 14 дней. Вы можете изменить это, используя стрелки вверх и вниз или введя число, и вы можете выбрать любое значение от 1 до 60 дней. Вы можете ввести любое двузначное число, но если оно больше 60, Outlook отобразит сообщение об ошибке, когда вы нажмете «ОК», и вам придется изменить значение, прежде чем вы сможете сохранить.

Следующая опция — «Запрашивать перед запуском автоархивации» — дает вам выбор: Outlook будет показывать подсказку перед запуском автоархивации. Это приглашение позволяет вам просмотреть настройки или отменить этот запуск автоархивации, если хотите.

Остальные настройки относятся к тому, какие элементы будут заархивированы и что происходит во время процесса архивирования. Первый вариант здесь — «Удалить элементы с истекшим сроком действия (только для папки электронной почты)» — относится к электронным письмам, к которым была добавлена ​​дата истечения срока действия. Это не повлияет на задачи или события, даже если вы включите автоархивирование для этих папок.

Остальные настройки применяются ко всем элементам, а не только к электронной почте. Это означает события календаря, задачи, заметки и записи журнала.

Предполагая, что вы оставите включенным параметр «Архивировать или удалить старые элементы», по умолчанию Outlook перемещает элементы старше 6 месяцев в новый отдельный файл .pst с именем «Архив» (по умолчанию) и делает его видимым на панели навигации в Outlook, чтобы вы могли получить доступ к заархивированным элементам, когда захотите. Вы можете изменить значение «Очистить элементы старше чем» на любое значение от 1 дня до 60 месяцев, выбрать другой файл .pst для архивации элементов или выбрать «Удалить старые элементы навсегда».

Имейте в виду, что это удаление не касается папки «Удаленные», и ваши элементы будут полностью удалены из Outlook. Вы все еще можете получить к нему доступ на своем почтовом сервере, в зависимости от ваших настроек, но вам не следует полагаться на это. Выбирайте этот вариант только в том случае, если вы хотите удалить элементы навсегда.

Когда вы нажмете «ОК», автоархивирование будет включено. Он будет запускаться в соответствии с выбранным вами значением «Запускать автоархивирование каждые» (по умолчанию каждые 14 дней), начиная с сегодняшнего дня. Поэтому, как только вы его включите, вы должны ожидать, что он будет работать довольно быстро. В наших тестах прошло менее десяти минут между его включением и получением подсказки о том, что AutoArchive будет запущен. AutoArchive по умолчанию работает только в нескольких папках, поэтому, если вы хотите, чтобы он запускался в определенных папках — или вы хотите настроить его работу в разных папках — продолжайте читать.

Как включить и настроить автоархивирование для разных папок

Когда вы включаете автоархивирование, оно по умолчанию запускается только для следующих папок:

Отправленные вещи
Удаленные предметы
Календарь
Задания

Если вы хотите, чтобы он запускался в любой другой папке, вам нужно включить его для каждой папки (или отключить его для любой из тех четырех папок, для которых вы не хотите, чтобы он запускался). Для этого щелкните правой кнопкой мыши папку в области навигации и выберите «Свойства».

Вы также можете получить доступ к свойствам папки, выбрав на ленте «Папка»> «Свойства папки». (Для таких папок, как Календарь и Задачи, которые не отображаются на панели навигации, это единственный способ получить доступ к свойствам папки.) Также есть возможность перейти прямо к настройкам автоархивации, что экономит вам шаг после того, как вы ‘ re внутри свойств папки.

В окне «Свойства папки» щелкните вкладку «Автоархивирование», чтобы получить доступ к параметрам этой папки.

Для большинства папок параметр «Не архивировать элементы в этой папке» будет включен по умолчанию. Это означает, что при запуске процесса AutoArchive папка будет проигнорирована, и никакие элементы в ней не будут заархивированы. Если вы хотите, чтобы папка была включена, включите опцию «Архивировать элементы в этой папке с настройками по умолчанию».

В качестве альтернативы, если вы хотите, чтобы настройки автоархивации для этой папки отличались от значений по умолчанию, включите «Архивировать эту папку с использованием этих настроек» и измените настройки по своему усмотрению.

Если в какой-то момент вы захотите вернуть все папки к настройкам по умолчанию, вы можете вернуться в меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно»> «Настройки автоархивации» и нажать кнопку «Применить эти настройки ко всем папкам сейчас». Это изменит все папки, в которых включен параметр «Архивировать эту папку с использованием этих настроек», и вместо этого будет включен параметр «Архивировать элементы в этой папке с использованием настроек по умолчанию».

После того, как у вас есть настройки AutoArchive по умолчанию и настройки для каждой папки, настроенные так, как вы хотите, вы можете оставить процесс, чтобы он работал в фоновом режиме, освобождая место для вас и предохраняя ваши папки от слишком большого размера.