Аренда облачной системы учета помогает управлять, вести учет и защищать ваши финансовые данные с большей эффективностью, экономичностью и масштабируемостью.
Дело в том, что то, как малый и средний бизнес (SMB) управляет своими финансами, кардинально изменился за последние годы. Большая часть этого изменения вызвана облачным учетом.
Облачный учет не только помог компаниям отказаться от старых и отстающих систем учета, но и может противостоять многим финансовым трудностям, связанным с традиционными методами.
В настоящее время многие предприятия постепенно интегрируют облачный учет, чтобы извлечь максимальную выгоду и оптимизировать свою финансовую систему.
Это поможет вам управлять всем в Интернете, включая все финансовые аспекты, с которыми обычно работают малые и средние предприятия.
В этой статье я расскажу об облачном учете и его преимуществах для малого и среднего бизнеса.
Оглавление
Что такое облачный учет?
Облачный учет — это онлайн-сервис бухгалтерского учета, который помогает вам получать доступ и управлять всеми своими финансами через Интернет. Вместо того, чтобы иметь программное обеспечение для бухгалтерского учета на вашем компьютере, вы будете иметь программное обеспечение на облачной платформе.
Облачный учет — это, по сути, программа «Программное обеспечение как услуга» (SaaS), предлагаемая в качестве модели подписки, и вам просто нужно платить ежемесячную плату за подписку. Это программное обеспечение похоже на любое популярное традиционное бухгалтерское программное обеспечение, используемое на вашем компьютере для управления вашими финансами.
Поэтому у вас не возникнет проблем при ведении бухгалтерского учета или проблем с процессом после перехода. Единственное отличие от традиционной заключается в том, что облачные системы учета размещаются на удаленном сервере, и вы можете легко получить к ним доступ из любого из ваших веб-браузеров.
В итоге избавляет вас от хлопот по их установке на каждый компьютер ваших сотрудников и рисков потери данных в случае сбоя. Облачный учет обеспечивает большую гибкость и безопасность, поскольку учетная информация хранится в облаке, и вы можете получить к ней доступ в любом месте.
Кроме того, это также помогает вам создать распределенную рабочую силу; вашему сотруднику просто нужен интернет, чтобы работать с тем же программным обеспечением, что и все остальные.
Преимущества облачного учета
Многим малым и средним предприятиям выгоден облачный учет, поскольку он помогает им решать многие проблемы, связанные с традиционным учетом. Некоторые из многих преимуществ облачного учета включают следующее:
№1. Легкая доступность
Прелесть облачного учета в том, что вы можете получить доступ ко всем финансам своей компании из любой точки мира, просто через Интернет. Это одно из самых больших преимуществ, потому что вы и ваша команда не будете ограничены компьютерами для доступа к вашим финансовым данным.
Лучше всего то, что программное обеспечение для облачного учета предназначено для распределенных сотрудников и удаленной работы. С общим доступом любой из ваших сотрудников может получить доступ к необходимой информации в любое время, не открывая офисный компьютер.
Легкий доступ также обеспечивает гибкую рабочую среду, и вам не придется полагаться только на одно устройство для работы.
№ 2. Экономическая эффективность
Облачный учет может быть рентабельным для малого и среднего бизнеса с моделью подписки. Вам просто нужно ежемесячно платить стандартную сумму за использование программного обеспечения, и цена будет варьироваться в зависимости от дополнительных функций и количества доступов.
За традиционное программное обеспечение для бухгалтерского учета вам придется заплатить значительные авансовые платежи. Кроме того, вам придется потратить больше на оборудование, чтобы быстро запускать это программное обеспечение. Но облачный учет решает эту проблему и помогает малым и средним предприятиям выбирать программное обеспечение для бухгалтерского учета и планировать в соответствии со своим бюджетом.
№3. Экономит время
Когда вы интегрируете облачный учет в свой бизнес, вы можете сэкономить много времени по сравнению с традиционным программным обеспечением. Вся ваша финансовая информация, такая как продажи, транзакции, покупки и доход, будет автоматически обновляться из вашей учетной записи в бухгалтерские книги.
Вам не нужно вручную заносить всю информацию для бухгалтерии или тратиться на Excel, ручную бумажную работу и другие повторяющиеся задачи. Таким образом, вы сможете сэкономить время и больше сосредоточиться на будущих целях.
№ 4. Масштабируемость
Из-за ручной работы с финансовыми документами и неуклюжих программ малым предприятиям было сложно увеличивать или уменьшать масштабы. Однако облачный учет решает проблему, адаптируя и настраивая услуги в соответствии с вашими потребностями.
Таким образом, по мере роста бизнеса вам не придется тратить много средств на размещение большего числа пользователей или интеграцию дополнительных функций для удовлетворения возросшей рабочей нагрузки.
Программное обеспечение SaaS легко масштабируется, поскольку вам не придется тратить дополнительные средства на серверы и оборудование.
№ 5. Удобство для пользователя
Вы можете быть отличным предпринимателем, но у вас может не быть хороших знаний в области бухгалтерского учета и финансовой работы. Вот почему большинство программных систем облачного учета удобны для пользователя, поэтому каждый может использовать их без каких-либо проблем.
Эти программы SaaS, их интуитивно понятная система и бесшовный дизайн упрощают работу. Важно отметить, что вы не будете беспокоиться о неправильном вводе каких-либо данных при экспорте финансовых данных в ваше программное обеспечение, поскольку эти работы автоматизированы. Облачный учет устраняет все несоответствия, избыточность и другие финансовые проблемы и упрощает ведение бухгалтерского учета.
№ 6. Делает систему умной и организованной
Программное обеспечение для облачного учета известно тем, что оно автоматизирует бизнес-операции и помогает бизнесу стать умнее и организованнее. Это программное обеспечение правильно организует все ваши финансовые данные и структурирует их, чтобы вам и вашей команде было легко получить к ним доступ.
В отличие от традиционного подхода, вам не придется частично полагаться на информацию, записанную на бумаге, и это поможет вам навести порядок в офисе, поскольку все доступно в облаке. Будь то информация о продажах, транзакциях или покупках, все будет автоматически обновляться на сервере и отражаться в вашем программном обеспечении.
№ 7. Повышенная безопасность
Как только вы переведете структуру своего бизнеса на облачный учет, вы получите дополнительную безопасность для всех своих финансовых данных. Эти программные системы загружены различными функциями безопасности, такими как шифрование в источнике, многофакторная аутентификация, автоматическое резервное копирование, безопасные платежи и многие другие функции.
В отличие от традиционного программного обеспечения, облачное программное обеспечение менее подвержено утечке данных и атакам хакеров, обеспечивая надлежащую защиту ваших финансовых данных. Кроме того, это программное обеспечение всегда обновляется с учетом последних исправлений безопасности и отраслевых стандартов безопасности, что избавляет вас от угроз безопасности.
№8. Расширение охвата
Основная причина, по которой многие малые и средние предприятия используют облачный учет, заключается в том, что это помогает им расширить охват и создать оптимизированную связь между участниками, поскольку каждый имеет доступ к данным в реальном времени.
Это также помогает наладить хорошие отношения между бухгалтерами и членами команды и найти пути для достижения ваших целей. Он также позволяет интегрировать в ваше программное обеспечение различные инструменты, такие как CRM, управление проектором и многие другие.
№ 9. Оставаться конкурентоспособным
Когда облачный учет автоматизирует многие задачи, это дает вам время сосредоточиться на росте вашей компании и уделить внимание другим вопросам.
Более того, он позволяет вкладывать деньги и ресурсы в различные задачи, что поможет организации конкурировать с другими. Поскольку он упрощает многие задачи, он помогает вам развивать свою компанию и перерастать своих конкурентов.
Функции, которые следует искать в облачном программном обеспечении для бухгалтерского учета
Когда вы решите интегрировать облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета в свою бизнес-экосистему, вы должны быть бдительны в отношении того, что вы выбираете. Вот некоторые особенности, которые вы должны учитывать при выборе:
№1. Удобство для пользователя
Удобное программное обеспечение поможет вам работать с легкостью. Помимо вашего бухгалтера, программное обеспечение будет использоваться другими членами команды, поэтому крайне важно иметь платформу, которую им легко понять и использовать.
№ 2. Интеграция с другими инструментами
Когда вы расширяете свой бизнес, вы должны интегрировать другие финансовые инструменты, чтобы оптимизировать свою работу и управлять рабочими нагрузками. Итак, выберите программное обеспечение, которое поможет вам интегрировать большинство жизненно важных инструментов, необходимых для вашей работы.
№3. Доступность мобильных приложений
Выберите программное обеспечение для облачного учета, которое может предоставить вам мобильное приложение для беспрепятственного доступа.
Наличие мобильного приложения для вашего программного обеспечения повысит простоту использования, поскольку вы можете получить доступ ко всем обновлениям одним касанием. Чтобы проверить обновления расходов, вам не нужно будет открывать свой ноутбук и входить в свою учетную запись через браузер.
№ 4. Управление запасами в реальном времени
Программное обеспечение должно не только предоставлять вам доступ к заказанным товарам, но и доступ в режиме реального времени к оставшимся товарам на складе.
Наличие доступа в режиме реального времени очень важно, потому что вы можете оценить свои последующие продажи и соответственно накопить запасы. Это экономит много ресурсов вашей компании и помогает упростить управление запасами.
№ 5. Техническая поддержка
Мало кто задумывается об этом, но наличие программного обеспечения с хорошей технической поддержкой играет неплохую роль в поддержании вашего рабочего процесса.
Когда у вас есть технический специалист, готовый оказать любую помощь, вам не придется беспокоиться о каких-либо сбоях или проблемах, с которыми вы столкнетесь в рабочее время. Техническая поддержка должна быть доступна 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, чтобы любой пользователь, столкнувшийся с проблемой, мог немедленно получить квалифицированную консультацию по решению проблемы.
Теперь давайте поговорим о некоторых популярных программах для облачного учета, которые вы можете выбрать для своей организации.
Фрешбукс
Когда речь заходит о программном обеспечении для облачного учета, вы не можете продолжать без рассмотрения FreshBooks. Это популярное бухгалтерское программное обеспечение, предназначенное для фрилансеров и малого и среднего бизнеса, чтобы удовлетворить их финансовые потребности. Он также подходит для других типов отраслей со значительными ресурсами для роста бизнеса.
У вас будет доступ к большому количеству исследований и отчетов FreshBooks, которые помогут вам лучше понять рынок и текущую ситуацию. Эта облачная бухгалтерская программа дает вам доступ ко многим функциям, включая учет, бухгалтерию, выставление счетов, клиентов, оценки, отслеживание пробега, отчеты, предложения, управление проектами, расчет заработной платы и т. д.
Чтобы сделать программное обеспечение доступным для подписки, бренд также разработал четыре различных схемы подписки: Lite, Plus, Premium и Select.
QuickBooks
Независимо от того, управляете ли вы производственным, некоммерческим, розничным, ресторанным, юридическим или любым другим профессиональным сервисом, QuickBooks может упростить ваше управление финансами. Это еще одно известное среди владельцев бизнеса программное обеспечение для облачного учета, которое помогает отслеживать доходы и заранее рассчитывать налог.
Кроме того, вы можете управлять электронной коммерцией, счетами, создавать отчеты, управлять проектами, получать налоговые отчисления и делать многое другое. QuickBooks также предоставляет вам доступ ко многим практичным инструментам, таким как генераторы счетов, калькуляторы табелей учета рабочего времени, калькуляторы зарплат, шаблоны отчетов о доходах и т. д. Вы даже можете интегрировать их в программное обеспечение, чтобы сократить ручную работу.
Вы получите четыре плана подписки — простой старт, основной, плюс и расширенный для этой программы, а также 30-дневную бесплатную пробную версию.
Мудрец
Популярным программным обеспечением для облачного учета среди малого и среднего бизнеса является Sage, получившее признание многих ведущих организаций. Несмотря на то, что оно в основном предназначено для стартапов и малого бизнеса, программное обеспечение можно использовать в различных отраслях, таких как химическая промышленность, оптовая торговля, строительство, производство продуктов питания и напитков и т. д.
В отличие от других, бухгалтерское программное обеспечение предлагает некоторые уникальные функции, такие как:
- Sage Intact для расширенного управления финансами
- Sage X3 для оперативного управления
- Sage Fixed Assets для отслеживания бизнес-активов
Отличительной чертой этого программного обеспечения является его интерактивная панель инструментов, которая позволяет вам объединять все ваши данные и создавать новую панель инструментов в соответствии с вашими требованиями и редактировать их из 200 предварительно созданных визуальных элементов.
Ксеро
Независимо от того, управляете ли вы небольшим бизнесом, бухгалтером или бухгалтером, Xero — это программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое вам нужно, чтобы упростить вашу работу. Xero — это полнофункциональная облачная бухгалтерская программа, которая позволяет вам использовать такие функции, как проектор для отслеживания, выплаты, выверка банковских счетов и требование расходов для выполнения ваших финансовых задач.
Кроме того, бренд разработал функции, с помощью которых вы можете управлять клиентами и реестрами, организовывать рабочие процессы соответствия и выполнять множество других задач. Одним из основных преимуществ Xero является возможность автоматизации различных задач и строгая защита данных.
Когда вы выберете модель подписки Xero, вы получите три варианта: Starter, Standard и Premium, где стандарт считается соотношением цены и качества.
Заключительные слова
Программное обеспечение для облачного учета — это будущее; вскоре после того, как они узнают о его преимуществах, все малые и средние предприятия начнут его использовать. Это разумное вложение, поскольку вы получите такие преимущества, как экономичность, масштабируемость, эффективное выполнение задач, доступность и многое другое.
Итак, арендуйте программное решение для облачного учета для своего бизнеса и наслаждайтесь преимуществами сами. Кроме того, выбирайте программное обеспечение на основе функций, стоимости и других аспектов, описанных выше.
Затем ознакомьтесь с платформой онлайн-курсов по бухгалтерскому учету для всех.