Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF может сбивать с толку, а готовый файл часто выглядит иначе, чем мы хотим, чтобы он был представлен. Вот как сохранить лист как читаемый чистый файл PDF.
Оглавление
Файлы Excel в формате PDF
Существует множество сценариев, когда вы можете захотеть сохранить документ Excel как файл PDF вместо электронной таблицы. Например, если вы хотите отправить только определенную часть большего листа или не хотите, чтобы он был доступен для редактирования. Однако преобразование файла Excel в PDF может быть немного сложным.
Мы часто не думаем о таблицах Excel как о документах с границами, страницами и полями. Однако когда дело доходит до преобразования этих файлов в PDF-документы, которые можно читать, распечатывать или передавать другим, вам следует об этом помнить. Ваш файл должен быть читаемым и понятным, без случайных случайных столбцов на других страницах или размеров ячеек, которые слишком малы для чтения.
Вот как превратить вашу электронную таблицу в презентабельный PDF-документ для печати.
Настройка страницы
Если вы используете Office 2008 или новее, перейдите на вкладку «Макет страницы». Здесь вы увидите несколько параметров, сгруппированных в разделе «Параметры страницы». Вот первые три:
Поля: насколько велико расстояние между краем документа и первой ячейкой.
Ориентация: хотите ли вы, чтобы ваш готовый файл был в альбомной или книжной ориентации
Размер: размер страницы вашего готового документа.
Они работают в основном так же, как и в документе Word, поэтому установите их в зависимости от того, как вы хотите, чтобы ваш готовый PDF-файл выглядел. Обратите внимание, что большинство таблиц Excel удобнее читать в альбомной ориентации, чем в портретной, если только у вас не очень мало столбцов. На листах, которые сохраняются в портретной ориентации, как правило, столбцы выходят за пределы области окончательной печати, что может затруднить навигацию по документу и его чтение.
Кроме того, вы можете добавить верхний и нижний колонтитулы к окончательному макету. Щелкните стрелку в правом нижнем углу раздела «Параметры страницы», затем щелкните вкладку «Верхний / нижний колонтитул». Вы можете выбрать один из созданных в Office вариантов или создать свой собственный с помощью функции «Настроить».
У вас также есть возможность изменить фон вашей распечатки. Для этого нажмите кнопку «Фон» в настройках страницы. Вы можете выбрать изображение со своего ноутбука или из облака, и оно будет размещено на всем листе.
Определение области печати и подгонки
Затем вам необходимо определить, какая область будет преобразована в PDF-файл, а также сколько строк и столбцов будет на каждой странице.
Первый способ определить область — использовать щелчок и перетаскивание, чтобы выбрать все ячейки, которые вы хотите в своем документе. После этого перейдите в Параметры страницы> Область печати> Установить область печати. Это создаст тонкую серую линию вокруг всей области печати. Когда вы создаете свой PDF-файл, все, что находится за пределами этой области, не будет включено. Вы также можете вручную ввести ячейки, щелкнув стрелку в нижнем левом углу и выбрав Таблицы> Область печати.
Как и в Microsoft Word, вы также можете создавать разрывы страниц для сегментирования различных таблиц. Эти разрывы страниц могут быть как горизонтальными, так и вертикальными. Перейдите в ячейку, в которой вы хотите разместить разрыв страницы, щелкните вкладку «Макет страницы» на ленте и выберите «Параметры страницы»> «Разрывы страницы»> «Вставить разрыв страницы». Это создаст разрыв справа выше и слева от текущей ячейки.
Еще одна важная вещь, которую необходимо сделать, — определить параметр «Масштабировать по размеру». Справа от параметров страницы вы увидите три параметра: ширина, высота и масштаб. Параметры «Ширина» и «Высота» позволяют вам указать, на скольких страницах будут отображаться строки или столбцы вашей таблицы. Например, если у вас много строк, но всего несколько столбцов, установка ширины на одну страницу идеальна. Масштаб, с другой стороны, определяет общее изменение размера всей области печати.
Параметры листа
Последнее меню, на которое следует обратить внимание, это Параметры листа. Это настройки, которые влияют на внешний вид вашего окончательного отпечатанного листа. Чтобы получить доступ к параметрам всего листа, щелкните стрелку в нижнем левом углу разделов параметров листа.
Вот обзор различных настроек, которые вы можете сделать в этом меню:
Печатать заголовки: вы можете закрепить определенные строки и столбцы листа на месте, чтобы они отображались на каждой странице, например заголовки и ярлыки.
Линии сетки: это позволяет вам указать, следует ли отображать линии сетки, которые представляют собой линии между ячейками, которые появляются, когда на них нет границы.
Заголовки: это позволяет отображать заголовки, которые представляют собой фиксированные буквенные (A, B, C) и числовые (1, 2, 3) метки на осях x и y электронных таблиц Excel.
Комментарии, примечания и ошибки: здесь отображаются встроенные комментарии, примечания и предупреждения об ошибках в окончательном документе.
Порядок печати: позволяет указать, следует ли создавать документ сначала вниз, либо сначала вправо.
В этом меню вы можете перейти на экран предварительного просмотра печати, где вы можете увидеть свой окончательный документ. Вы также можете перейти на экран с помощью сочетания клавиш Ctrl + P.
Сохранение или печать в формате PDF
Если ваш документ правильно отформатирован и готов к работе, вы можете создать PDF-файл двумя способами.
Чтобы сохранить файл в формате PDF в Excel, откройте диалоговое окно «Сохранить как» и выберите PDF из раскрывающегося меню «Тип файла». Кроме того, вы можете перейти в Экспорт> Экспорт в XPS / PDF. Отсюда у вас есть несколько вариантов. Вы можете решить, оптимизировать ли файл для стандартного или минимального, что определит окончательное качество и размер документа. Затем вы можете нажать «Параметры», чтобы выбрать область для публикации:
Выделение: выбранные вами ячейки.
Активные листы: текущий лист, на котором вы находитесь.
Целые книги: все книги в текущем файле, над которыми вы работаете.
Таблица: определенная таблица, созданная вами с помощью Microsoft Excel.
Вы также можете полностью игнорировать установленную вами область печати.
Вы также можете распечатать файл в формате PDF. У Microsoft есть встроенный PDF-принтер под названием Microsoft Print to PDF, который вы можете выбрать в раскрывающемся меню принтера. Если у вас есть другой привод PDF, например Adobe PDF, Foxit или PDF Xchange, вы также можете использовать один из них. Прежде чем щелкнуть «Печать», просмотрите предварительный просмотр печати, чтобы убедиться, что все выглядит правильно.
