Поделиться своим календарем Outlook легко, но важно, как вы это делаете, если вы не хотите, чтобы люди, с которыми вы делитесь им, пытались получить к нему доступ. Давайте посмотрим, как поделиться календарем Outlook, независимо от того, находится ли получатель в той же организации, что и вы, или нет.

Если вы делитесь своим календарем Outlook с кем-то внутри вашей организации (то есть с людьми с тем же доменом электронной почты, что и вы) за пределами вашей организации, процесс обмена аналогичен. Однако способ доступа получателя к вашему общему календарю немного отличается, особенно если человек за пределами вашей организации не использует Outlook. Это все еще довольно просто, и мы расскажем, как это работает, чтобы вы могли указать здесь людям, если они не могут получить доступ к вашему общему календарю.

Поделитесь своим календарем с коллегой

Если вы хотите поделиться календарем с кем-то, кто работает в той же организации, процесс довольно прост. Откройте календарь в Outlook и нажмите Главная> Поделиться календарем> Календарь.

Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей, убедитесь, что вы выбрали календарь для учетной записи, которой хотите поделиться.

На вкладке «Разрешения» откроется окно «Свойства календаря», в котором будет показано, кто в настоящее время имеет доступ к вашему календарю. По умолчанию Outlook настроен таким образом, что любой в вашей организации может видеть, когда вы заняты, но ничего больше. Ваши ИТ-специалисты могли изменить это по-разному, поэтому мы сосредоточимся на предоставлении доступа к вашему календарю одному из сотрудников вашей организации.

Чтобы поделиться своим календарем с кем-нибудь, нажмите кнопку «Добавить».

Это откроет вашу адресную книгу и по умолчанию покажет людей в вашей организации. Добавьте человека, с которым хотите поделиться своим календарем, и нажмите «ОК».

Выбранный вами человек появится в окне разрешений. По умолчанию у них будет уровень разрешений «Могут просматривать все сведения», который вы можете изменить, если хотите.

Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы поделиться своим календарем.

Чтобы просмотреть календарь, которым вам предоставили доступ, нажмите «Главная»> «Добавить календарь»> «Открыть общий календарь».

В открывшемся окне введите имя человека, который поделился с вами календарем, а затем нажмите OK.

Теперь календарь появится для просмотра под списком «Общие календари» слева.

Предоставление доступа к вашему календарю кому-либо извне

Если вы хотите поделиться календарем с кем-то, кто работает за пределами вашей организации, процесс очень похож. Откройте календарь в Outlook и нажмите Главная> Поделиться календарем> Календарь.

Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей, убедитесь, что вы выбрали календарь для учетной записи, которой хотите поделиться.

На вкладке «Разрешения» откроется окно «Свойства календаря», в котором будет показано, кто в настоящее время имеет доступ к вашему календарю.

Чтобы поделиться своим календарем с кем-нибудь, нажмите кнопку «Добавить».

Это откроет вашу адресную книгу. В раскрывающемся списке «Адресная книга» нажмите «Контакты».

Это отобразит все внешние контакты в вашей адресной книге. Если вы хотите поделиться своим календарем с внешним человеком, а он здесь не отображается, вам нужно сначала добавить его в качестве контакта.

Добавьте человека, с которым хотите поделиться своим календарем, и нажмите «ОК».

Выбранный вами человек будет добавлен в окно разрешений. По умолчанию у них будет уровень разрешения «Могут просматривать все подробности», который вы можете изменить, если хотите. В отличие от совместного использования с людьми в вашей организации, вы не можете дать внешним людям права «Может редактировать» или «Делегировать».

Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы поделиться своим календарем.

То, как получатель принимает ваше приглашение для просмотра календаря, немного отличается от того, чтобы поделиться с кем-то внутри вашей организации.

Человеку, которому вы поделились своим календарем, будет отправлено электронное письмо.

Если они нажмут «Принять и просмотреть календарь», они попадут на Outlook.com для входа в учетную запись Microsoft, где будет доступен общий календарь.

Этот процесс довольно прост, но не очень помогает, если ваш получатель использует продукт стороннего производителя. Мы покажем вам, как добавить общий календарь в календарь Google, поскольку это самое популярное приложение для работы с календарем, но вы можете добавить общий календарь практически в любое достойное приложение-календарь, которое вы хотите упомянуть.

Внизу электронного письма находится ссылка «этот URL».

Щелкните этот URL-адрес правой кнопкой мыши и выберите «Копировать расположение ссылки» (или аналогичную команду в зависимости от того, какую программу вы используете для просмотра почты).

Откройте Календарь Google, нажмите на три точки рядом с надписью «Добавить календарь» и выберите «Из URL».

Вставьте URL-адрес, который вы скопировали из электронного письма, и нажмите «Добавить календарь».

Календарь появится в списке «Другие календари» с левой стороны.

Однако это не очень удобный формат, особенно если есть более одного общего календаря для отображения. Вы можете переименовать его, наведя курсор на имя, щелкнув три точки в конце, а затем нажав «Настройки».

Измените поле «Имя» на то, что хотите, а затем нажмите стрелку назад рядом с «Настройки».

Теперь у вас есть более удобное название календаря.

URL-адрес, который вы скопировали из сообщения электронной почты, представляет собой URL-адрес общего календаря в формате iCalendar (.ics), который, несмотря на схожесть имен, не имеет ничего общего с Apple. Вместо этого это открытый формат календарной информации это существует уже более 20 лет. Каждое приложение-календарь, которое вы, вероятно, будете использовать, будет принимать календарь в формате .ics, поэтому, хотя мы уже прошли процесс добавления этого календаря в календарь Google, ссылка должна работать в Apple Calendar, Yahoo! Календарь, Lightning для Thunderbird или любое другое приложение-календарь, которое вы используете.