В Excel есть функции «Сортировать от А до Я» и «Сортировать от Я до А», которые позволяют сортировать значения по алфавиту или числам, а также функцию «Пользовательская сортировка», которая позволяет выполнять сортировку по нескольким критериям. Вот как их использовать.
Давайте посмотрим на пример
В этом примере мы выбрали девять химических элементов из периодической таблицы, и мы будем отсортировать данные на основе содержимого ячеек, используя функцию «Сортировать от А до Я» и функцию «Пользовательская сортировка».
Раскрывающееся меню «Сортировка и фильтр» находится в правом углу вкладки «Главная».
Вот наш пример данных, взятых из периодической таблицы. Каждый «элемент» имеет уникальную для него информацию, например его «символ» и «атомный номер». Но каждый элемент также относится к другим категориям, таким как его «Фаза в STP» (т. Е. Твердое тело, жидкость или газ в помещении при стандартной температуре и давлении) и его «Категория элемента» в таблице периодов.
Начнем с простого и отсортируем данные по столбцу «Атомный номер». Начните с выбора столбца (вы можете включить строку заголовка, если она есть в ваших данных).
Теперь перейдите к раскрывающемуся списку «Сортировка и фильтр» и выберите первый или второй вариант. В этом примере мы будем отсортировать от наименьшего к наибольшему числовому значению, используя функцию «Сортировать от А до Я».
Окно «Предупреждение о сортировке» появится, если есть другие столбцы данных, которые, по мнению Excel, вы могли бы включить в сортировку. Давайте сначала рассмотрим результаты опции «Продолжить текущий выбор». Щелкните этот параметр и нажмите кнопку «Сортировать».
Вы можете видеть, что столбец «Атомный номер» отсортирован от наименьшего к наибольшему, но соответствующая информация в других столбцах не изменилась. Это может быть проблематично, если вы хотите отсортировать все столбцы. Итак, прежде чем двигаться дальше, посмотрите на некоторые строки, чтобы понять, имеют ли они смысл. В этом случае очевидно, что другие столбцы не были отсортированы, потому что водород, элемент с наименьшим «атомным номером», показан как имеющий «атомный номер» свинца.
Теперь попробуем другой вариант, чтобы увидеть, как он работает. Выберите вариант «Расширить выделение» и нажмите кнопку «Сортировать».
Вы можете видеть, что данные в столбце «Атомный номер» были отсортированы, а за ними следуют данные в других строках. (Вы также можете просто выделить все данные, и Excel не отобразит поле «Предупреждение о сортировке».)
Теперь давайте посмотрим, как мы можем использовать функцию «Пользовательская сортировка» для сортировки данных сразу по нескольким столбцам.
Выберите все данные, включите строку заголовка, если она у ваших данных есть.
Теперь перейдите к раскрывающемуся списку «Сортировка и фильтр» и выберите команду «Пользовательская сортировка».
Откроется окно сортировки.
Сначала мы отсортируем наши данные, используя столбец «Фаза при STP», чтобы все газы оказались в списке выше, чем твердые частицы. Выберите столбец «Фаза при STP».
Теперь нажмите кнопку «Добавить уровень».
Появляется новый уровень. Обратите внимание на то, что на уровне написано «Затем через». Это означает, что это будет второй столбец, используемый для сортировки данных. Мы выберем «Категория элемента» в качестве второго уровня, чтобы газы были отсортированы по их категории, и благородные газы располагались в списке выше, чем химически активные газы. Выберите столбец «Категория элемента».
Обратите внимание, что есть и другие варианты. Давайте посмотрим на параметры раскрывающегося списка «Сортировать по». Есть множество вариантов, но мы будем использовать вариант «Значения ячеек».
Добавьте еще один уровень, снова нажав кнопку «Добавить уровень».
Выберите столбец «Элемент». Это означает, что значения «Элементов» в каждой «Категории элементов» будут отсортированы в алфавитном порядке, так что благородный газ аргон будет стоять перед другим благородным газом, неоном.
Давайте посмотрим на раскрывающийся список «Заказ». Есть несколько вариантов, но для этого примера мы выберем порядок сортировки по умолчанию «от А до Я».
Вы можете добавить столько уровней, сколько поместится в поле «Сортировка». Когда вы закончите, нажмите кнопку «ОК».
Данные успешно отсортированы. Порядок сортировки был сначала «Фаза в STP», затем «Категория элемента», а затем «Элемент». Вы можете видеть, что столбец «Фаза в STP» отсортирован в алфавитном порядке, и в каждом типе «Фаза в STP» значения «Категории элемента» отсортированы в алфавитном порядке. И, наконец, значения «Элемент» сортируются в алфавитном порядке в пределах каждого типа «Категория элемента».
Примечание. Обязательно выберите все нужные столбцы при подготовке к сортировке данных. Excel не предупредит вас о том, что вы можете пропустить столбцы при использовании функции «Пользовательская сортировка».