Секреты использования Gemini для оптимизации работы с Google Sheets

Google Sheets – это мощный инструмент для ведения таблиц и автоматизации рутинных вычислений, но создание сложных формул для анализа данных может стать настоящим испытанием, даже для опытных пользователей. Однако с недавним внедрением AI Gemini в Google Workspace, возможности Google Sheets значительно расширились. С помощью Gemini вы можете не только упростить написание вложенных формул IF, но и автоматизировать поиск данных, создавать формулы для даты и времени, а также выполнять множество других операций, существенно сокращая время на выполнение задач. Этот гайд покажет, как использовать возможности Gemini, чтобы повысить вашу продуктивность в обработке данных. Независимо от того, работаете ли вы с небольшими таблицами или большими наборами данных, Gemini станет вашим полезным помощником, упрощая процесс анализа и манипуляции данными.

Основные моменты

• Gemini упрощает написание вложенных формул IF для продвинуто анализа данных в Google Sheets.
• Gemini может автоматизировать поиск данных в Google Sheets, экономя время и усилия на поиске значений.
• Gemini может помочь создавать формулы для дат и времени в Google Sheets, ссылаясь на встроенные функции Google.

Как добавить Gemini в Google Sheets

Чтобы получить доступ к этой функции, вам необходимо подписаться на Google Workspace Labs. Это очень просто, если вы находитесь в одной из поддерживаемых стран и территорий. Если у вас уже есть доступ к Workspace Labs, вы можете пропустить этот раздел.

Для начала работы с Gemini в Workspace, зарегистрируйтесь на сайте Workspace Labs. Убедитесь, что вы согласны с условиями обслуживания и политикой конфиденциальности, отметив соответствующие поля, и нажмите «Отправить».

Если вы уже подписались на Workspace Labs, но отказались от использования, вы не сможете повторно зарегистрироваться с той же учетной записью.

Подписчики Google One AI Premium также могут использовать Gemini в Google Workspace, наряду с несколькими другими функциями. Следующее окно должно появиться при следующем открытии Google Sheets.

1. Написание вложенных формул IF

Функция IF позволяет проверять определенное условие и определять значение для возврата, если оно истинно, и другое значение для возврата, если оно ложно. Вы можете модифицировать ваши утверждения IF с помощью логических операторов AND, OR и NOT, а также вкладывать несколько утверждений IF друг в друга для более сложного анализа данных в Google Sheets.

Тем не менее, вложение является двусторонним мечом. Хотя оно способно на многое, его использование может оказаться затруднительным для новичков. Однако с Gemini в роли помощника, вы можете создавать длинные и визуально сложные формулы, которые выполняют именно то, что вам нужно.

Для начала откройте таблицу в Google Sheets. Нажмите на иконку в форме диаманта «Спросите Gemini» рядом с кнопкой «Поделиться», и появится боковая панель. Gemini проанализирует содержимое таблицы и представит резюме.

Введите свой запрос в текстовом поле в нижней части боковой панели. Например, для вычисления оценок студентов я ввел следующий запрос: Создайте вложенную формулу IF для расчета оценки студентов на основании их баллов: A — 90 и больше, B — от 80 до 89 и так далее. Gemini смог выполнить задачу с первого раза и создал формулу, которая сработала идеально. Чтобы добавить формулу в таблицу, воспользуйтесь значком «Вставить» под формулой.

2. Автоматизация поиска данных

С помощью Gemini больше не нужно писать формулы для горизонтального или вертикального поиска. Вы можете воспользоваться способностью Gemini анализировать данные вашей таблицы и отвечать на запросы на основе его понимания. Это означает, что вы можете составлять запросы на естественном языке и получать желаемые результаты с минимальными затратами времени и усилий.

С двумя таблицами в одной таблице, корневой и справочной, я могу попросить Gemini найти связанную информацию для элемента в корневой таблице.

Чтобы найти адрес Марка Твена, я ввел следующий запрос: Найдите адрес Марка Твена в таблице с F4 по G9. Gemini вернул следующую формулу: =FILTER(G4:G9, EQ(F4:F9, “марк твен”)), которая предоставила мне интересующий адрес. Это может показаться тривиальным в таблице с несколькими элементами, но это может произвести революцию при работе с тысячами элементов.

Существует множество советов и приемов по формулированию запросов к AI, но самое главное – быть как можно более описательным и конкретным.

3. Создание формул для даты и времени

Gemini может автоматически ссылаться на все встроенные функции даты и времени Google при создании формул по запросу. С помощью Gemini я могу добавить текущее время в свою таблицу, найти количество дней между двумя датами, конвертировать неформатированный текст в даты и использовать другие функции даты и времени без необходимости их запоминать.

Например, следующий запрос точно возвращает формулу для вычисления разницы между двумя датами: Вычислите количество дней между конечной и начальной датами для каждой задачи в проекте.

4. Обработка текстовых функций

Помимо создания формул для даты и времени, Gemini также может обрабатывать операции манипуляции текстом в Google Sheets. Gemini может извлекать конкретный текст из строки, конвертировать текст в числа и наоборот, а также форматировать текст без написания формул. Он также может генерировать новый текст на основе запросов, делать предложения по валидации данных и подводить итоги текста в вашей таблице в том же потоке.

Вы даже можете ссылаться на свой почтовый ящик Gmail и файлы в Google Drive в ваших запросах, например: Перечислите темы последних трех писем, отправленных [Имя]. Подведите итоги ключевых пунктов в [Имя файла] в Drive. Нажмите на «Источники» под ответом, чтобы увидеть файлы, которые использовал Gemini для своей ответной реакции.

5. Создание пользовательских функций

Пользовательские функции – отличный способ расширить встроенные возможности Google Sheets. Это включает в себя написание кода в Google Apps Script, облачной платформе сценариев для Google Workspace.

Если у вас есть идея для пользовательской функции, но вам не хватает продвинутых навыков программирования, вы можете описать свою концепцию Gemini и позволить AI сгенерировать код для вас. Например, я использовал Gemini, чтобы создать простой скрипт, который конвертирует футы в сантиметры. Gemini также может выполнять более сложные задачи, такие как перевод языков или получение актуальных обновлений из интернета.

Хотя Gemini не идеален, по моему опыту, он успешно генерирует правильные формулы приблизительно в семи случаях из десяти. Несмотря на свои недостатки, это значительный экономитель времени и может даже быть ценным инструментом для обучения. Тем не менее, если вам часто нужно писать формулы, вам не обойтись без освоения основных функций Google Sheets. Gemini – мощный помощник, но понимание основ всегда будет ключевым для максимизации ваших возможностей работы с таблицами.

Итог

С Gemini работа с Google Sheets становится гораздо более простой и производительной. От написания вложенных формул до автоматизации поиска данных и создания пользовательских функций – возможности этого инструмента оказывают значительное влияние на вашу продуктивность и упрощают сложные задачи. Объединяя функционал Google Sheets с возможностями AI, созданными с использованием Gemini, вы увеличивает возможность быстрого и эффективного анализа данных, что делает работу не только проще, но и интереснее.